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一.总则
. a; O0 I, G9 F0 B 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 4 C9 J6 Z: N6 M5 m" U
本办法适用于全公司各部门。 4 ?- S; a* O6 I9 d$ I: V8 H4 E
二.对外接待范围 & H4 s& Q- ~, t8 _( U" Y$ J9 w
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
& L/ |" H" ~0 L) u! }0 u 接待的对象分为内宾和外宾。 % _1 z" W) ]1 M. F: F% D
三.对外接待部门 . B8 U8 A6 s/ b' G% X
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 5 S* R' H/ D- u' ]3 A8 L/ k4 W( Z
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 4 s* ]# { N* H
四.对外接待原则
; J) y; Q) q/ f& @ 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 P7 K$ x7 z7 A
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
) \; q3 v& [8 @! n! R 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
0 z" G/ i O- [. I n 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
2 p! D- Z/ K: J6 ^ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 t. N3 }) g9 [8 v! Q) B
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 7 f+ o$ c3 K6 e9 t0 w
五.接待规格的确定。
, h* z8 d& }) q# e" t 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
9 i2 q; }( J; w) @% g6 ^ 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
( @& }( W& d8 H5 t/ a% n: `9 w 六.接待礼仪 8 n% V. [/ ^. r. S% o
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
2 S5 e' K- s' H, N# M 2.接待：主动起迎，问明来意。 # z _/ k, t( I: t2 B# i
3.安排交谈地点：
8 W( A" ], {/ L/ \5 E W. I4 O ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
6 I, A' ]. H8 r* J: C ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 6 @1 a2 A* e' v" }# K
⑶切忌让客人久候而无人问津。 . b; G4 Y' J& g# v& j9 N
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
* _* U9 C/ c* K 七.引见。 3 _) r k6 e6 r4 N: p- j9 Y
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
3 \. E {3 R4 \2 Y8 l: U& x 引见顺序； j. O( \2 m* \3 p' F+ Z
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； ) i, ?9 @' x3 f( l
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
& {4 t3 l& w. P3 `- \ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
5 @7 {5 Y4 O0 m% v3 l o ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 E b0 l" } `& D! r7 z
八.行路。
|) G0 s" f$ G1 K3 k 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
; A# F5 y" m+ G! a% C 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
5 d6 _( u$ s9 u# `4 P# j 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
! v! R. b! e5 F% T/ q' O5 Q# { 九.其他。
1 m4 Y& [5 Q3 K5 o6 N2 h0 y 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ; Y( v' Z; K" h2 I8 A/ ]
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 8 `' t7 s+ l# t, y
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
, C5 K O8 S2 H) Y 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 1 Q+ [* U3 \- X% e( T
㈠接待内宾。 6 h0 _# M5 E$ u5 f
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
/ D" F# a0 t7 \( V! _ 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 * D* @ _6 H0 N' t- O2 f6 I; u
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 * _" U3 o6 c9 @5 A: D, I4 h
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 " x9 r0 o% V2 b- G4 D
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
9 i& O- X1 C5 I- G2 m6 k$ O8 G& P 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 * F* D2 B {7 |2 I) q' ]- E8 f
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
2 a5 [8 @8 i. K& C6 V 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
1 M( z' c' [5 x2 h4 W6 @ ㈡接待来宾。
; _* {' E' F/ G! k 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
8 Y+ f: h/ C/ O* k9 |' {8 ` 迎送。
k* Q% }$ \; p9 M3 b 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
/ Q1 M @% k, V3 W, n& p 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ' l+ n" L7 B) t/ P
会见会谈。 3 C+ d- C& G0 B
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ( T& S% E+ R) \4 D/ A
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
1 B9 ]6 G6 N) p8 P 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ! n9 n; A/ e3 C9 S. Y
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
7 S6 x1 ^$ N; b. Z9 U4 f 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
: r1 ?2 ^' Y: K: r- F$ H9 F% T5 b 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 % c+ ~; v: D4 R
宴请。
' Q5 p2 [- ?! Y6 P. h7 i% H A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 & D+ d0 }: I9 D" U! a. A( R1 L
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ! Y% L3 j# A/ E* T
文艺晚会。
( _# ~8 C% }" n W( W% W. |3 i/ ` 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
% y& p! v0 o9 ~7 x2 n, b 参观游览。 . M& `. y5 F( Y7 W' J* @
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
$ |( N- a$ X7 j$ [" k 接待标准
0 T S8 s8 L; j$ b* B7 c5 n2 Y ⑴用餐标准。
) O4 ]- g7 x* M8 s7 v% {/ P1 y 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
' z, b8 _* Z) o" N* a4 d# [ 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 # T: r. @9 \4 d6 F- J8 T" t8 ?
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 2 n; V5 G2 ?, t( [
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 % b0 D" _( K2 c! Z0 r
5、常客 员工标准 4 B5 y1 C5 H. w
(2)住宿安排。 ! S. Q$ |: g& \$ w D( y
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
# c( q8 X" m. l. d0 b# V" T0 b 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 / _& h" x/ U R# J
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。0 T6 _: Q2 m( u. ]4 j
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