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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
; B( v+ a0 |- q' S# K 做会议记录，写着写着笔没水了；
1 K; U1 r a$ }+ R. q; Z6 z 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； , V/ x5 P+ l1 `, f) q
用胶水时，找不到刷子； s2 Z5 M4 @# Z& {! P
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； " }2 e9 j, R" G5 u5 O" x
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
4 p, G: C! ], n1 @5 E, n 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
+ Z/ b/ B9 I3 i+ l3 s: D' J2 G0 _; ^ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? $ j7 _+ {! u, [
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
) ]5 a. g( i3 R9 k/ u# H 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 t) L! I$ L, V! x; E% G
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ) c- N! M, g# d: O% ~8 J
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
# Y- u M+ N, j: t1 x9 b 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 % ?4 \. z" i+ p0 q/ I& h5 b4 c
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 F9 b, w4 b/ Y! L6 Y
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 : w. L1 K; h! e: k
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
; Z! t" D P. p; d8 o( H) b 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
) o' L+ G U- {* d- s* s 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
1 A/ v2 i$ c: M9 o 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
$ y& X1 H9 `) s% U+ C 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
, S+ K6 J6 c& H! _( ^$ A2 A 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
5 K- F* a& Y3 H/ a. A D 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 : u1 X9 o4 R3 a8 M
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 8 ?6 k9 u: n( D1 `
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 : h, x$ y; m7 c a
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
' G, r+ Y! I* F; [' W ] 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
; M3 z- d8 d, p 9、与本职工作有关的表格。
9 s$ W' O& o% A" Q' o. S+ e 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 4 J; p& R; C$ ~6 M+ d3 w
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