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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  1 p+ B u) E7 y) y( E- U

同事之间的相处之道

& z; k# G' f. [- @

 

{1 a3 a/ P1 F( u' w3 W1 j3 K, m6 n

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

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% I: C+ p! C/ O) `+ R( E

 

7 Q( m4 g3 [3 F9 J K/ G' {; A

1.树立男女平等的意识

! P. U7 I! }9 ]3 b4 Y

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

u( R* Q3 _& O4 g" @9 d

 

; U1 b7 Y: f) j. W y$ K. \

2.规范礼貌的称呼

* T( A4 @/ Q" ^- c4 o' x& w9 ]

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

. M& P$ i0 C- F. z& H8 P; |$ l

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

7 w% G( `" g. c1 U

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

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) I0 k" _. u2 m" f O, p

3.言行谨慎

) N; k& i. ]6 {1 s

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

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喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

f0 y+ k9 |- j% J/ y) i% s

 

* f1 r' T9 N" [6 S3 X5 L4 v

【举例】

/ f, O" {6 g1 F, _

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

) u: i; u% X" Z! R E9 H

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

0 O6 M$ L K F) z

2 |7 j& ^9 f0 @

 

; n d: m; j8 l

4.工作积极主动

- H* e, m5 I* [+ U1 l" j

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

: M2 b K9 u9 R; l K9 |

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

" U& @: E. P5 C2 u. Q- s

 

& O- |: _2 [: d( V& f

【举例】

1 Q& R/ h& n" M5 ^% W2 @+ K I

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

; e0 l+ P' A1 r3 N0 Y( F

 

2 w9 R4 Q% `7 L1 d. d

5.遵守公众礼仪

w. t- V* I! H* f

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

. z% ~0 s6 S% {% L/ U

 

/ t' w. y. [0 J; @ u

6.慎重对待办公室恋情

, P, N% P: C9 k) `0 `. I( I }

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

# b) h: z, y/ e/ B

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

/ O N( F5 X3 W, Y( U

 

' E0 D ~- e6 E4 e% q' z

【自检】

9 T) q2 w) d C* _: h' g V/ x

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

3 {4 }( h' A+ W/ X

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

9 r" f4 |, d" F4 X* g3 G( Y0 m

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

7 m) H3 c4 m% w+ z# j1 ]9 _

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

; y7 J/ o' E }) w8 P7 {7 a6 [

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

9 ?8 v! V H c9 D; F

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

; @# Y; j5 L: o. U' q

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

+ g+ a- C1 y) l4 N$ c: k

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

8 V, G9 L. \# _( T

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

3 k! |% q* b: L, Q, A- |

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

/ N6 N1 Z$ u# v$ p- \

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7 }+ M2 P' ]" ~( ^1 v# p5 S4 @# ?: `

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9 C( q3 S" t- Y* t# x

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) a6 b. @( |; C, ~

 


- h4 N) y1 n# V- q4 K) T+ e# G

 

/ W: ^. e$ H# x% Z. l

要有敬业精神

) y* m7 V* f4 S& b+ c& E- ~

 

/ n o$ I* K- o- M* N& r! w

1.端正工作态度

5 K. }' R3 @! w

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

/ \. u8 x# g" B& l& ?: C

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

" B5 ?) ~# N, i8 o7 W

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

2 V+ \1 o+ y7 R. @( ~0 l/ G$ ~

" Z8 E3 i7 L4 _6 k. ?

 

5 Q- Z1 j, y% X& n) Y5 n6 I' n# y

2.树立专业形象

9 U. s6 |) X0 ]

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

5 p8 F9 d% @' O

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


. j/ @3 z+ G; F4 L. W. ~

 

7 E2 W/ _1 }8 g [% H7 W

指令的接受与汇报

, {; G- A; X" I- K) N" U( x4 p

 

$ f$ x% k/ [3 `2 R, R. `% z

指令的接受

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6 A3 X C1 O7 l- y

1.接受直接上司的指令

, r W! x9 w; l& x$ {6 o

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

4 [" I( O0 I5 q9 ^

?清晰地响应,并即刻前往

a* M) G Y W. T

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

0 a5 a- F S: ~. w+ J

?向主管询问应办事项

. K. X( K/ V) \

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

" v( u5 U* ]6 P: R. T: S

?逐条记录应办事项

+ h( U6 N' }; l' R6 R1 y

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

( |; O) o) J* y) B

 

% ~# N' K0 z2 A1 F8 @

【举例】

* n$ ^! L) v- e" f2 R, ~

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

! e' e6 g4 X0 k3 X* Y

 

) T0 N" J5 u; v5 W

表2-1    在接受指令时的注意事项

- m8 F( {) x9 f) F8 ~+ u3 ^
8 h% ^9 p# L/ a* t5 p* b* K9 X: H- ]4 \7 L- e4 F/ |5 p$ u1 H, {, m+ G2 q+ `7 r7 v" H2 ~/ _ D7 G9 X" r' Z, i% W3 ]: C2 `, Q+ s* O4 \4 p4 o/ g4 Z( c) q( X, s- E; S8 D, c! O$ }9 R" E, X) v0 i$ p- _* V* S7 d5 w5 ~! j% h. i# ~+ G/ J% U! A) s- D+ V1 W; Y6 l& Y6 g2 ]- j2 A: s+ E' I/ Z2 f5 u. A2 b: Q7 x5 C& o& e: z" @; J3 r% L; [" W- L2 k2 g7 s% A3 @+ l: [1 c& J( F, `% ~: w) K% W. w# x( a( P, u5 a3 Y3 ]6 p: z1 ?: T, X) s( r( o d A+ F1 E) u: z. A, _& q$ s( |& |* ]
, s |1 R; ?' ?9 _

1

1 U, p! C) l% n* O

准备纸笔,方便记录重点

" W. S- L) r$ O

2

1 W T8 U1 Y' p7 N3 l h

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

+ A8 e7 }+ d7 x% @

3

6 @+ R/ w. D; n5 h6 c

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

+ {+ `9 C) a3 O3 S3 G: ^( F! V2 A: E

4

/ ]) E7 L! F) H& q+ V6 h0 ^( M

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

* ?" F+ [/ A! J% s

5

* G* _8 ^4 R1 B8 r. m8 @

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

, e; G; Q+ R& B0 o% q

6

& n5 o) M+ Z& b# o

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

2 X V& o6 g B/ [

 

1 r& L; d; ^) T% _# s+ S9 f

2.接受其他部门主管的指令

, o/ L; F s! q# @# _9 u8 E

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

/ f/ l0 ]7 N. L3 V+ |* T

 

7 T C r! G$ A/ S/ L

【自检】

- U* g) n. J; `

分析下面的案例,回答问题。

9 }# h0 n( \* G( J7 W- s, }6 G) O* X

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

8 I. ^0 V$ {( i4 O: j

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

. N, V) I, |8 T- S# }1 b

@___________________________________________________________

3 K* J' v. P' u$ Y$ N& ~- F

____________________________________________________________

! y5 B; ?) G& `2 a- p$ d

____________________________________________________________

1 n% ^5 o+ Z# i2 Q

 

1 O$ T" g7 P5 s7 f- h) N, I; E! J

 

" H/ i! Z+ |: X) h

指令的汇报

) s7 \" D5 B3 z6 j1 J

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

- x4 {* K, r; n5 j7 v7 X& Z

?汇报的时间

% k, M: T6 V9 W* v Z0 z

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

$ T6 M& T3 m$ ^% _ m( [

?汇报的方式

) Q; h) M& o/ d( d0 \

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

! ]& H H* n' W( s: y0 [2 Y- V7 J

 

* k. D# H; k+ n1 N2 n

表2-2    汇报工作时的注意事项

* w! X- J# c7 q+ q7 E
2 m }; d# m+ D7 ~7 K. j 6 E# y9 L- w6 ^8 O! R' M% s, D% K! p7 u" u2 a; @$ v: S: u* ~9 t( a3 a4 w+ ^1 [+ Q6 b# O5 t' P5 r$ A+ _. L& @. U/ }+ ~3 z# N4 H H c# F1 x. x* ^. w( f: x+ J$ K7 _% q/ U8 O: f% B$ u8 ~1 T, i2 N6 w: b. \7 @) z- \4 D# |& Q5 r4 A- N: G! I1 N; Y& L$ ^ W4 f8 F' ~( F: ]1 w! U9 \9 i5 V; V5 V# \( }: `& Q" l6 v4 w; `4 K' v, f9 P2 M. R- P& _1 D& u( i: E; \8 S3 g0 A; i! u- g+ w" U+ G! ~) P5 _. B+ z% h) N* r' ]/ e; {! i0 D: S5 j( x" |6 C1 c4 ] f( r! }" u' q) g S( Z3 G0 V0 Q& z
9 @" O# k1 Y" p! _

1

' x; Z8 l/ F6 R

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

5 s0 l* O! B2 I; L

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# { y' L8 Q7 U, q# }6 E

报告的三大重点:简单、明了、具体

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" g2 v3 r$ ~) x4 ^1 h. p

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

4 \2 a( s F# z: X$ p2 I( Q

4

( n7 `9 L, U; F% O5 t# N) g

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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5

* j9 I) E4 S4 K8 U. V! ~

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

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7 i4 m V% J! f- N4 E# q; U

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

* F" I7 j: {( b' s0 `8 j! G* f

7

, J8 Y, k( \! @& a& s

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

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* r+ y3 t) S* c) a, h# g! V

【举例】

+ R' u b H. X& R: l2 j! M

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

" j6 G7 r5 s/ b& q* J' G5 E

 

: t/ {8 K6 _4 p6 ]

【本讲小结】

- |- Y4 h3 n- G& V3 I

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
0 V% w) d; F: e
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

6 w4 R! F, @- T% C! Z' o

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

# X6 a; Z8 n% ?; K

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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