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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

4 W3 F2 B( Y& a

 

# B C4 P% E7 x8 w

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

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0 Q4 j! D1 L. j: c# P

 

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1.树立男女平等的意识

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在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

% ^3 c) |! y! U+ a- R

 

6 c; T/ o' U) M2 Q& ]2 \6 K

2.规范礼貌的称呼

0 [5 M# W. d' T+ V

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

8 y( M+ N% F" i

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

: F' x7 p b, m' a8 _3 n

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

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, x: E" f* K; i

3.言行谨慎

0 }, b9 Q$ _ i u9 t

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

6 h- Q( N* _8 M; N4 ]* Z' d2 E

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

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$ I" [3 n; f7 `/ ?, h

【举例】

. }( s0 a1 W$ {% N; d

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

; }+ ~6 B- ~4 k( O# m' b5 R

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

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2 e8 J {, \4 G8 k8 l7 R3 R

 

& a0 ?7 A# b; {+ |& \' M

4.工作积极主动

: `+ A' T0 |7 |6 X

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

; {( |, Q, {0 z& z( f; `! E

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

% Z1 S5 j% t) r- T7 `

 

- A$ @# }9 L& x* A% O Y

【举例】

5 H4 t1 U7 Q% o0 ~4 @6 e

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

0 { W e# T3 n, q

 

( S! \6 F# @" I8 ]2 I

5.遵守公众礼仪

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办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

) U0 g' J2 ~- w1 L) |# N

 

! j) `# `# w0 g, m: m2 n! X) N/ B0 s

6.慎重对待办公室恋情

% I& O2 v* v1 L0 D* x& [5 Q

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

' B- b( D, F* i$ h+ N C2 l

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

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3 G8 p |6 B# J3 r3 J4 d" j0 W

【自检】

: p3 g0 o+ ]/ X+ ]" b9 a" {- G+ s

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

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(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

3 K' R& X# r6 k7 _9 g9 _

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

, {1 c: ?+ g/ ?+ [2 b% a- L

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

+ d6 |0 j; R: R4 U3 h$ _6 M6 o

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

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做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

( N4 Z1 B1 \, e8 Y* C" m

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

- G6 E' x8 l6 P( Y0 Q+ M/ T

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

! i) e: L. v- o: y% H

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

1 c( \* v5 N. Q: i h; N5 U3 H

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

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6 f+ [' M) B5 j) T# y' e

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# K1 L! p5 D* M' p: g1 A

 


6 w5 {, C, U. T! D

 

7 h1 A% {4 @; m, ?* t9 c( I- |

要有敬业精神

, F, y% ]/ l5 X! l, L7 [

 

: }8 e2 T- Q1 F# y* u( q! J) z

1.端正工作态度

) Q7 u" J. D' {

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

! N0 Q2 Y) U# L2 W- Y, w

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

' K; V! B+ N4 { n& X- U# W

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

0 v0 |8 v8 L( @) I

# O4 ~4 o, n: e: u' y1 P2 ^) b

 

; {, z' [3 H$ F$ P$ j1 R4 _0 o' f

2.树立专业形象

' S6 j# U, U6 i) O) L

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

7 |# _( K" p8 l$ s, |

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


7 p" c0 |5 i& ^$ N9 b2 O" `3 j

 

: {6 e: |) I% D: k/ p5 H

指令的接受与汇报

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4 p- Y* U' m9 M6 S% Z

指令的接受

0 x; F3 Q" C8 N

 

5 A/ d1 E& n1 c! f, A1 ~% H8 J

1.接受直接上司的指令

D1 v. E. L4 u2 R3 o

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

5 b. c, }4 H# l8 d( G; V% A0 G

?清晰地响应,并即刻前往

% i/ A" N$ S# B; |

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

! b4 t4 i) l! }3 w

?向主管询问应办事项

: V$ n7 P q0 ] a1 l

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

# N2 S) c# G# y- k3 B6 u6 D

?逐条记录应办事项

: i7 e. i/ L0 ]: V* `( \4 l

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

6 Y! A0 b' n* Q6 u. N

 

& ]' H d- a' S3 F

【举例】

: _: m6 {+ h5 s( [7 n* _

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

1 s& \7 X$ I2 r1 S- @* r

 

9 e/ \1 p. f9 g; i

表2-1    在接受指令时的注意事项

9 N; h$ s6 I- _
$ U! S# k- ^* G4 b $ M4 C" w* d! X& }* A: \9 g) |! `1 y* T1 z, X. A0 G6 m& J7 k3 F6 o, h c" M" G, N% }' }* |. [. w3 A1 d* T* E, h# U& i, f! y$ q% M9 S& I, {# F; u' Z2 C9 k- [+ s' ~0 b, g' w% D- @( R3 b! t- Q' l- h$ a0 |( V7 X6 j6 a4 E; u3 E! C* p& n1 n0 i6 v( g1 y2 e" \$ C# ^( F: O- R% Q, P# `- L$ v1 W2 M3 E* ^% L. ~" [. G5 v! e' `$ n' B3 F' o& M! i- u" @% \) C0 e# b8 @- B# `8 u2 t3 n* v7 r3 a, O3 r# n& I6 a* L" x5 G8 k( D& Y+ [5 Y0 A0 @( A
, Y2 f$ j |4 O4 A/ \) K

1

$ i' t. U' S u B$ {

准备纸笔,方便记录重点

8 P$ V. c8 I8 q8 Z# i8 B6 J! E

2

+ u, {' e: h) t% n4 b ?7 o

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

2 @9 k/ k1 W3 w8 w

3

b# g7 W& R" m

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

& O: x- w9 A& s l* [2 @

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+ d; U* J0 [+ y7 x: t' p

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

% U% G8 f" Z# ?% c/ `

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8 E) \$ _. _: d3 a( G% r3 Y% X

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

) o9 S3 P1 F+ r" p& ^9 g& `+ G! n

6

3 ^8 U5 e i/ p# }7 p/ L2 x( Z

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

! x! q, z6 I, } ~

 

4 t9 _$ b% f# n, X

2.接受其他部门主管的指令

/ B; T: b+ M1 P5 o

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

: e D4 {8 Q8 F0 J

 

$ q$ J4 F3 t3 R) e1 D

【自检】

& Q9 ~# p3 v: Q$ D

分析下面的案例,回答问题。

% p$ ^/ }6 f) G0 p, z( w! |

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

2 Y0 L$ f" J' p, E

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

# ]9 a7 K) q) v$ F& ]2 f% x! m( y

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& F' M* Q b2 B2 Q" d5 [

____________________________________________________________

$ A+ M' T$ u1 B: N3 z/ r

____________________________________________________________

5 I* F2 d' X% ?2 H; z

 

& b1 k$ F4 o0 k5 F1 }6 X. U

 

1 C/ {$ X) B% D# _ i2 C+ d0 a

指令的汇报

% p2 Q+ T/ C" {* Y* Q2 A

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

& y; ]' Q7 U6 o, h' p% \9 {

?汇报的时间

* T( w% \1 a; H) y& k- M$ ?

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

6 J( L7 h+ U, Q

?汇报的方式

- ~: r( s0 H) n2 o' M# ^

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

) i0 u( z* q/ b" f

 

; @+ U. f. o0 G3 s/ L

表2-2    汇报工作时的注意事项

7 M; [( ?& t' z$ f% A
3 l/ B6 d9 [# S* D- V9 Z' R- B1 C" V; O; n) g" a8 b8 {) D+ o2 ]# A3 c5 T3 |+ N( y6 h! w2 h6 e, n0 {( S; a# z- \$ P- D' s" ~8 C: X2 @5 {8 e+ q/ \; s( Q3 D, }* I6 E. P% n6 g: [- N* a1 r3 P6 u" [$ R9 Q- N4 |$ h3 Z* p5 N( i% g# E# j* _ @1 Z, t( h; H7 p! j1 L1 ]3 }4 p; F- g: E( c0 V% E1 Y" A& M) O f# A1 D' l; {+ c. S/ o$ x* P2 {9 `. N2 o8 ~: J) P$ o/ s) Z& {6 K6 A9 i) D+ f1 ]8 W) j0 ]( B3 M1 k( {9 Y0 R5 Y& r) d# [+ w5 s; ?) {; N ?& x7 P; d( E' F4 s& w. g. B3 c- u( \1 o* q& J# M5 T0 v7 F3 {, R/ t1 H) _1 q# g! H3 P6 A2 |. { f' B: R9 J1 U( d) A, P/ u0 [$ O- d w
$ V! }' T8 e- z& C9 J

1

+ ?! c- g* Y; y! J# b; c. ?/ |; m

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

0 f2 ^8 H7 b3 E* n6 p

2

) s, N2 y! X* q4 M/ [

报告的三大重点:简单、明了、具体

, Y0 {( a( V$ N- W4 u5 Z! u( \

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% Q5 V) \: M! Z/ {& h: H1 S

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

e" l0 F6 U/ [! w

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a' m3 ?. W" I7 y1 k( M9 Z

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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* v6 T( K; e& M. {) h& ~" f

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

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/ z4 N: A2 f4 g4 A; t+ l

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

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, I5 T6 w" ^ A/ \& S8 p

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

& u5 |/ }( G5 @; ?/ ^, m4 p5 d1 p

 

( |6 Z2 R$ `2 F! M+ |

【举例】

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林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

5 ?" v& w, ^, f- g" ]- Q9 y6 G1 M

 

7 P. j$ ^, o" A1 e

【本讲小结】

0 U5 }% R5 \7 O$ P/ L0 m

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测+ W, `& u9 `8 O; g* `
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

+ ~" x0 I1 i- P X' N8 G9 U6 G

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

; D8 R7 z6 C7 c) a6 e1 L

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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