报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时经常使用到的公文文种。它是下情上达的主要途径和重要手段,属于上行文。报告应用比较广泛,使用频率也较高,各基层单位及各级政府机关主要以报告的形式,帮助上级及时了解情况,掌握下情,为领导决策提供依据;同时也通过报告及时向上级反映工作情况,以便接受上级的监督和指导。所以写好报告对于现实工作有着非常重要的意义。那么如何提高报告的写作效率和写作质量呢?下面以工作报告和情况报告为例,谈谈报告正文部分的写作模式与方法。3 `- J4 M, D/ `7 E/ X- ?- P u' v5 o
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一、 了解文种特点,把握写作模式3 Y1 e) N" {: s; n, J
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( s6 _4 F) T0 g5 J5 n 公文具有极强的程式性和规范性,这一特点是在长期的公文写作实践中形成的,它不仅能为撰写与处理公文提供方便,而且有利于维护公文的权威性和严肃性。作为依法行政和进行公务活动的重要工具,公文各文种的适用范围和行文方式都有相应的规定,并且形成了特有的、相对稳定的公文结构模式。文种不同,其结构方法、表达方式也存在着差异,如果能够根据各文种的适用范围和特点,熟练地掌握其写作模式,则有利于迅速理清思路,提高公文的写作效率和质量。报告是属于单向性的上行公文,常用的是工作报告和情况报告,其任务是下情上传,这就决定了报告的内容是以总结工作和反映情况为主。通常情况下,报告正文部分的结构模式多表现为:报告缘由——报告内容——报告结语。
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(一)报告缘由的写作模式。报告缘由是报告正文的起首部分,也是正文内容的起点,通常是直接交代行文目的、依据、主旨或基本情况。要写得集中、概括、开宗明义,一般都比较简短。如:
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4 T0 n$ ]7 z+ j9 H0 d 根据国家工商总局《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》(工商明电〔2009〕47号)和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求,××省工商局紧紧围绕关系人民群众切身利益的节日市场,周密部署,积极开展节日市场综合整治,切实维护元旦、春节和“两会”期间市场秩序,营造健康安全的消费环境。截至2月20日,全省工商机关共出动执法人员41739人次……现将主要情况汇报如下:
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这是一篇工作报告的开头部分,即报告正文的缘由部分,开篇以“《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》(工商明电〔2009〕47号)和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求”为依据,概述所要报告工作的基本内容和基本情况。开门见山,简洁明了,使上级部门对下级所汇报的工作在报告的起始就有了概括性的了解。这种写作方式在总结性的专项工作报告中比较常见,其模式为:目的(或依据)——工作概况——过渡句(现将主要情况报告如下)。
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有的工作报告反映的是某项工作的进展实施情况,缘由部分往往要交代清楚时间、地点、范围、背景和工作内容等要素,其模式为:报告的依据——基本情况(时间、地点、内容等)——背景——结果——过渡句(现将有关情况报告如下)。如:
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- }1 l9 V* G9 } 根据中央的部署和要求,××省从2001年开始在全省进行完善城镇社会保障体系试点。党中央、国务院领导同志十分关心试点工作,多次赴××考察试点情况,作出了一系列重要指示。国务院专门成立了完善城镇社会保障体系试点工作小组,对××试点工作进行指导。××省委、省政府高度重视试点工作,按照试点方案确定的目标任务和工作要求,精心组织,周密部署,积极推进,试点工作取得明显成效。现将有关情况报告如下: ; n1 z% L/ G4 U9 A1 p" x
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3 B. H" v l' Q2 k( K: }( h/ G2 S 这一段缘由部分,对所要报告的工作的背景进行了较详细的交代,不仅使阅文人了解了行文目的,也为下文分述工作情况做好了前期铺垫。
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. n$ |5 ~! z/ e! b 情况报告的正文起始部分与工作报告有所不同,其多为汇报偶发性的特殊情况,开篇直接切入事件或简介基本情况,写作模式常表现为:时间——地点——事件——后果。如:/ L7 `: i+ W( E! M& Q- _ o2 c# C
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$ E8 \# `& q8 f* { ××××年×月×日9时54分,××高速公路××路段发生塌方事故,造成了重伤10人、轻伤16人、2辆出租车严重受损、3辆货车有轻微变形、路段损坏650米的严重后果,中断车辆通行近30小时,直接经济损失达300万人民币。/ e% @: z2 _7 y4 E! l1 f
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这是一篇事故报告的正文起始部分,事故报告都是以情况报告的形式向上级汇报,要求开篇必须单刀直入地说明事故的时间、地点、后果等要素,不允许铺垫、啰嗦。
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3 B8 Q( g" c7 K' |% |- u/ _) r 情况报告有时也在反映出现的较重要的问题时使用。其缘由部分的模式为:依据——内容及背景——结果。
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: H9 b% B# P" u/ n4 U ]. W( y 工作报告和情况报告的缘由部分有很多种结构形式,具体写作时可根据不同类型的报告选择开篇模式。
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(二)报告事项的写作模式。报告事项是各类报告正文的主体部分。工作报告、情况报告中的报告事项部分都有其各自不同的写法。工作报告的正文主体,一般的结构安排是工作情况(成绩及经验)、存在的问题和今后打算,写作重点放在工作情况部分。写作过程中,可以根据工作实际,或侧重于工作成绩,或详写失误与问题,并对产生问题的原因作出分析。其写作模式为:工作情况(做法、经验)——存在问题——今后措施。
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1 S' Q: o& y* U$ i9 K 如《××省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告》一文,先介绍基本情况和成绩,然后以条首句的形式,重点陈述主要做法和特点:“一、领导重视,真抓实干 。二、因地制宜,突出重点。三、深化改革,增大投入。四、广泛宣传,持续发展。五、激励先进,开展竞赛。”最后简述存在问题和今后工作要点。采用的是以段首句提炼工作措施、成绩和经验的写作方法,以“做法和特点——存在问题——今后工作要点”的模式结构全篇,层次分明,结构严谨。
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* D; `8 w6 P9 d1 I* h. ~* c 情况报告(事故报告)的正文主体一般包括四个层次,一是对造成这一事件或产生问题的原因进行分析,二是事件的主要影响和认识,三是提出解决问题的措施和办法,四是说明处理结果。如:9 {) a& c6 E* M3 O% F1 t
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经调查分析,这次事故的主要原因是……0 w8 M- f1 Q. A) [" X
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这次事故很惨重,使国家和人民生命财产蒙受巨大的损失,在当地产生了很大的负面影响,性质是非常严重的,我们心情十分沉痛。这次事故的发生说明……
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为了使全公司职工从这起严重事故中吸取教训,我们于×月×日召开了副处以上干部会议,通报了这次事故,提出了搞好安全生产的紧急措施……5 I) x+ _2 n7 o
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我公司对这次事故的主要责任者,已按照法律程序提出起诉,追究刑事责任……
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该类情况报告的写作模式是“原因分析——影响和认识——今后措施——处理结果”。1 c2 {0 H3 a, ~0 y
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$ w d+ k' r, M, P" q 有的情况报告也可以将“情况”及“分析”结合起来写,在阐述问题的同时分析原因。其写作模式为:基本情况——问题及原因——办法及措施(意见或建议)。0 _/ Y! }! {- ]& @, q, ?
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在工作报告和情况报告中,事项部分的写作要以工作情况为主,突出重点,切忌面面俱到,变成流水账。经验的概括要有条理,写出特色,具有实用价值。
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' v% u; Y" \; {7 U& s (三)报告结语的写作模式。报告的结语通常只是一句上行公文的习惯用语,可以作为报告正文的一个组成部分。工作报告、情况报告结语常用“特此报告”。有的报告也可以无结语。
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2 {% E% r+ a4 F2 O) N 二、 正确区分不同类型报告的写作方法
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( P% {4 ^! ~0 i4 N 公文虽有相对固定的模式,但并不是一成不变的。不同内容性质的报告,写作模式与方法是不尽相同的。在撰写报告时,要事先明确所写报告属何种类型,以便根据各类报告的特点写好报告。如果不能正确区分报告类别,则难从其独有的属性上把握各自的写作技巧。如工作报告以汇报和安排工作为特点,结构上以“总结过去工作”和“今后工作安排”为主。工作报告中又有综合报告和专题报告之分,综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况,注重综合性和全面性。写法上常采用点面结合式,既要根据写作目的详写重点内容,又要兼顾到非重点内容,力求所反映的情况全面、典型、有新意。 D, t% A) x2 f# w- N
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. j6 H. e5 S- ^ 专题报告则用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况,注重专一性,写法上比较灵活,根据报告的不同性质和作用而定。如果是总结经验的工作报告,就要侧重写情况、成绩并提炼出有价值的经验;而偏重汇报情况的工作报告,则着重写情况、做法、成绩或问题。在实际工作中专题报告用得较多。如《关于××省完善城镇社会保障体系试点情况的报告》一文,在开篇介绍完工作背景之后,介绍了此项工作的进展情况、做法以及下一步工作意见:6 g: _; g) [. Z& ~# b- i
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0 G4 S1 K" y7 I+ e$ W) f 一、××试点进展情况
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1 m5 F& a% ^$ c1 } (一)下岗职工基本生活保障向失业保险并轨任务基本完成。
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6 p5 p- s( t1 R- p) A2 C (二)基本养老保险个人账户基本做实。
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! d( K7 D, g0 ~/ o! q (三)城市居民最低生活保障基本做到应保尽保。
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二、评价和主要做法$ {4 _5 I6 D1 G
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* s: C/ E8 a3 k' q4 x' A ××试点是党中央、国务院的一项重要决策,是落实“三个代表”重要思想、完善中国特色社会保障体系的重要实践……××试点的主要做法是:
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(一)加强领导,认真制定实施方案并精心组织实施。
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/ r% R7 P' G- r) P (二)积极筹措资金,着力解决难点问题。4 a1 i" V s* ^# g7 ?$ E, v
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(三)加强生活保障和再就业工作,保持企业和社会稳定。( u* O6 V$ Z3 ?3 w& R8 w6 r2 @
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/ ]' c1 y5 Q1 x, b: J4 H 三、下一步的工作意见 3 I h5 O' W/ q
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6 B" H' ~$ R- k$ H 这篇专项工作报告,反映的是××省完善城镇社会保障体系的试点工作,重在汇报这一项工作的进展实施情况、成绩和做法,并提出今后的工作安排。重点明确,一事一报,突出了专项性。) m/ ?/ k& T! y
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无论是综合报告还是专题报告,所反映的工作要实事求是,要把好的做法总结出来,有用的经验提炼出来。工作安排应有的放矢,紧密联系工作实际和有关的文件要求。* _3 C4 I, p3 s9 h4 f: f: A7 z
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$ h- ~( P7 b5 e' w$ U8 N 情况报告多数写成专题性报告,以汇报事件、事故或问题为特点,结构紧凑,不涉及其他事项,重在求实求精,其写法多样,不强求一律。
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* `! J+ Z+ k8 d# V2 i* s6 i1 ? 总之,撰写报告时,要事先明确所写报告的类型,以便根据各类报告的特点把握其写作模式和技巧,不可机械呆板地填塞内容。报告事项内容较多时,要善用小标题明旨,可以纵式结构安排材料,也可以并列的横式结构安排材料。把握了报告的写作模式,只是写好报告的基础和前提,只有在写作实践中,巧妙地、创造性地加以灵活运用,才能真正地把握报告的写作技巧,提高报告的写作质量。' q5 L! ?- G# _3 H1 ]" G
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(作者单位:长春理工大学:王竹洁 )+ i% u. M6 E, l! t9 n1 N' W! r. ]
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