一、“秘书”概说: g4 n3 v, m% W6 K' P! t
& Z. G2 s( w F( g 什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。3 `# @* _" G/ ^% K7 Q
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然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。6 d* G6 `) `* h9 n0 h0 _. w" n
6 Q; k) T& R" H5 a6 n 秘书一词的来源
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+ h) p2 @$ t) g' V6 H1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。
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2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
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& Q5 P+ k/ G: e( }" D3 i" E0 Y3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。
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! i% y2 @, u- Y) x+ ?1 |4、宫廷里的藏书,尤指禁书。+ g. Q6 V, ]" o: i2 S; u
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5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。3 ^ c4 f8 T% p& v. I5 A/ I1 a
9 [# I- O# \; ]' t& j 秘书的类别4 S7 G. e+ S0 L
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1、从服务的对象上分:
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6 ]9 f0 e% N, p7 u- C2、从所属部门来分
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3、从具体的工作性质分' P+ v( M3 B9 ]7 M- b' {6 L6 f" P
# S" l: ?& @ ~$ P (1)文字秘书
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1 H2 Q" a! k/ E7 q: u+ H# d) a (2)机要秘书
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2 t" i2 J* R3 p+ q& Q (3)通讯秘书
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+ j5 r) e8 `" M) g; e (4)信访秘书
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(5)事务秘书+ y6 B2 m: u; h l- o
( z( z8 P4 W- F. P: F (6)生活秘书
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关于秘书机构
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* i" L5 }! r* U7 u( I9 K$ l (一)各级秘书机构
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1、中央机关的秘书机构 a/ L# y* j1 w+ ^
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2、省、市、县机关的秘书机构1 Z6 w0 K8 d9 P: y# a4 U2 J; y; s
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3 r" w4 t9 W8 e- b3、基层单位的秘书机构
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/ N# E6 m: A- C( d7 }# G (二)各类秘书机构
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( {6 T& g( V/ a* v& \& P, N% S% B1、人民解放军系统的秘书机构
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8 H0 i, `" v; i3 i- L2、企事业单位秘书机构- H5 D2 ~1 ? B
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1 \1 X; Y2 r2 J3 o0 B' a5 B6 d& }: x3、民主党派8 m7 R! J2 `+ z+ h( e% R
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4、人民团体
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此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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5 U4 t0 p; w0 J4 u* C2 L9 q7 | 二、秘书处的工作性质& e$ y9 a! J* G! m" ?/ L
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我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
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1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
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2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。" i4 [% y6 ]# x! f" {; x, Z
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3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。1 K3 l: P- _% }8 Z* A$ `7 \
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4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
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6 Z; W! Z) ~4 d 只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。" D* y7 G; e( t+ g) h: p) z5 a# o
/ S0 `# V. R5 c5 n: P( t9 K- j 谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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三、秘书人员应具备的素质, C8 Z( w! q. a: r0 i5 g* |
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(一)、基本素质 ` A2 s+ @( n9 \4 `! r4 K
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% A! M# _( z: R" e% [0 T1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个; U4 s6 r: b( B. ^
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健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左$ y. k+ O* V q
, [0 u I8 |* X+ } d2 K0 p w/ P: Z 右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对4 @* f+ m1 S) q3 P. J; W
! ?& G! ?% d. X B8 J P 社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。" |" u1 q4 D7 z
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3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
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# S* ^0 v4 [! s9 c 个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精# v8 r$ [6 _2 G: t# J. }9 L
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神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
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9 l0 q% r& X; [: |) l; Q 在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!' a+ Y- k1 k4 z" K! q; V2 Z
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