记录是秘书最重要的日常工作之一。无论是日常工作、召开会议、领导讲话等,每时每刻都需要秘书进行记录。因此,秘书要把做好记录作为一项基本功。
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: g3 \, L! _# B9 |% k一、记录方法与优劣" D' f0 U5 a/ N1 \, p" q
3 w5 F( D3 E* |/ c/ f9 Z( h记录的方法大概有脑记、笔记、录音三种,每种方法都有其优劣,各不相同。
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/ X2 K2 c9 c! B1 t# l$ u脑记——就是凭借大脑的记忆力进行记录。其优点是比较方便,除了脑子不需要做其他准备;在记住的情况下,可以随时随地用语言传递给他人,或者自己利用。但缺点是记录的信息量不全、可靠性差;而且只存在于自己的大脑中,只能用语言传递给他人,或者经文字加工后才能传递给他人;同时随着时间的推移,还会逐渐遗忘,不便永久保存。
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{; p# u/ f+ m. h# M( R5 @笔记——就是利用纸、笔书写或电脑录入等工具进行记录。其优点是由于使用纸张等物理存储介质,便于二次查阅使用、语言文字传递和永久保存。但缺点是记录过程费时费力费心,需要掌握一定的笔记技巧,有较强的记录能力。否则会造成信息量不够,存在遗漏现象,可靠性不够理想。# h' y& ?5 B/ j
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录音——就是采用录音设备进行语音记录。其优点是使用便捷,由于记录的是原始声音,所以信息量全、可靠性好,便于永久保存。但缺点是需要提前做好准备、设备可靠、操作无误,一旦出现失误则很难有好的办法弥补;同时录音需要借助设备才能向他人传递,需要转换成文字,后期工作费时费力、效率不高。
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三种方法的优劣见下表:
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注:本表仅限于个人或者同一个人,具体情况因人而异。
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二、记录方法的选择' Q4 e+ y8 K1 H6 K A g- p# s
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中国自古就有仓颉造字的传说。仓颉投身黄帝部落之初,是一名记事官,负责管理车马粮草各种事务。刚开始管理的事务少,他光凭聪明的脑子就能记住,样样管理得井井有条,从没出现过差错。黄帝非常满意。后来随着部落的强盛,管理的东西越来越多,光凭脑子再也记不完了,难免出错,黄帝就不满意了。仓颉日思夜想,先后发明了结绳记事法和刻贝记事法。黄帝看他这样能干,叫他管的事就越来越多,他又从动物的脚印受到启发,用了9999天造出了文字。可见文字的出现就是为了记事。
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% T+ r e8 g( s/ @1 D仓颉使用了脑记和笔记两种记录方法,如果他活到现在,也会使用录音记录。三种记录方法各有千秋,适宜于不同情况。对于比较简单的记录内容,适宜于脑记或笔记。对于比较复杂的记录内容,最好的方法是采用速录,就是由速录员使用专用速录机,一次性记录成文字,但需要掌握这门专业技能,或聘请专业人员进行。对一般人来讲,则适宜于“笔记+录音”的方法。笔记发挥了文字记录的长处,减少了录音需要二次整理的麻烦;录音发挥了记录全面的长处,弥补了笔记记录不全的缺点,从而达到取长补短的效果。
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对每个人来说,三种记录方法是相互影响的。脑记需要超常的记忆能力,经常使用脑记的人,笔记的能力就会下降,甚至很难再形成笔记的习惯;经常使用笔记的人,脑记的能力也会下降,甚至对笔记产生依赖;经常使用录音的人,脑记、笔记的能力都会下降,对录音的依赖性也会更强。最好的记录方法,应该是“脑记+笔记+录音”,其中,笔记是不可少的记录方法,脑记和录音也是必要的辅助手段。只有当录音作为音频档案时,才能成为记录的主要方法。
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' j3 D% d! M8 i三、怎样做好笔记
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7 ~5 |+ _4 V( ~做好笔记需要集中精力、手脑并用,并形成一种习惯,但也需要掌握一定的技巧,还需要在实践中进行创新,使笔记的量变得较少,方法变得简单,还要容易识别,起码自己要看得明白。: k, k2 ^* r. N/ p" j
+ Y: [0 ~* R8 ~, ]! Q速记法——就是运用专门的速记方法进行记录。速记是一种专门的语言文字记录方法,也是一种特殊的技能。秘书应该掌握这种技能。但速记的记录的形式是一系列特殊的符号,需要经过艰苦的学习和训练才能掌握。另外,速记并不具有普遍认知性,不懂速记的人根本无法认知,且速记具有很强的个人特色,只有自己才能够认知,其他会速记的人也无法全部认知。速记比录音更具有局限性,只有本人才能进行二次整理。5 [5 W' X$ b, l
, t3 t& g: G. O) n: b) C: \% Y造字法——就是把比较长的固定词组改造为一个字,如“中国特色社会主义”可以记作“中义”,就是取词头和词尾的两个字,既可以看作两个字,也可以看作一个字;“社会主义市场经济”可以记作“礻齐”,“河南新地矿记作”可以记作“氵广”,都是取词头和词尾离的偏旁部首,造成一个新的字。" ]. y, a( Z, b% X
, N: C/ U% |" ]$ R6 R) U/ {代字法——就是把比较复杂的字用简单的字或符号代替。如“新疆”可以记作“新江”,即是用简单的字代替复杂的字;“西藏”可以记作“西Z”、即是用汉语拼音字母代替汉字;“三心二意”可以记作“3心2一”、“不管三七二十一”可以记作“不3721”,即是用阿拉伯数字代替汉字;如正方形用“□”代替、圆形用“○”代替、三角形用“△”代替,即是用符号代替汉字。- u: z5 }& [& m* D& M
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省略法——就是把自己脑子中记住的内容或者知道在哪儿可以查到的内容省去。如我局的职能定位是“找矿、服务、促发展”,已经记在脑子中记住了,就可以略记为“职能”;我局的发展战略是“以科学发展为主题,以改革创新为动力,以建设专业一流的地勘队伍、实力雄厚的现代企业、富裕和谐的幸福团队为主线,以实现跨越式发展为战略目标”,不一定记得住但很容易可以找到,就可以略记为“战略”。8 ~1 g$ C2 G* g v* d6 J. t
, E. W H A5 C9 Q四、记录的整理
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^- F/ h' l; L4 C记录整理是秘书的重要职责。日常工作中,如果记录只为个人所用,不需要进行整理;如果需要传达、存档,则必须进行整理。所谓整理,就是整齐、有条理的意思。以领导讲话整理为例。
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主要内容要完整。首先要作好记录,如果有讲稿,可以对照讲稿作好标记,同时作好录音;如果没有讲稿,必须做好笔记,同时作好录音。整理时要对照讲稿、笔记和录音,把主要内容整理完整。内容完整不是把领导讲话全部内容都整理出来,有时领导讲的题外之话可以省去。0 N0 y) v# b, q6 S
9 K5 f: l, L' [; [主题层次要清楚。领导讲话一般都有鲜明的主题和清晰的层次,但讲话时可能没有经过仔细琢磨,没有明确讲出主题,也没有准确地表达每层意思的小标题。整理时就需要秘书提练主题,给出一准确的大标题,同时理清层次给出准确的小标题。领导讲话如果出现前后穿插,要把相关内容归并入相应层次。如果没有鲜明的主题和清晰的层次,大标题可以用《╳╳╳同志在╳╳╳的讲话》,也可以不给小标题,但要在段落上把层次区别清楚。. `9 K; ~! H5 z& j u) V
: O' H$ Y, f2 N% {语言文字要精练。整理领导讲话,并不是把领导的话每字每句都原封不动地整理出来。否则就谈不上“整理”二字。要按照层次去掉重复的内容,把有关内容留在合适的层次;按照逻辑关系,把有关的内容和句子理顺;按照语法规则,把有关的句子表达完整;按照书面语言,把口语化表达方式改文字表达方式。
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