第三专题
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加强办公室建设与管理) U T H5 A% D* y
% r/ l3 \- M- n' Y8 {6 P一、办公室人员岗位认知与基本职责$ [( u3 \/ G, O/ }% o9 K; r
6 a2 J4 m0 W7 j8 N% `# H% P1 H二、加强办公室建设
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; a, T) Q/ U# | P三、办公室办会工作基本规范0 W, @8 Q: N6 G
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四、加强办公室的日常管理' s8 W# P1 d, F- ?# V/ X
* W7 w& |+ I# Z ~$ H一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。, ?! B: A7 ?+ f8 ^0 M- s
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。8 l% ?% P/ q. ^& }6 M% T
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。. n# y" ^( B, ?5 b0 {) }$ q
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：, r; `8 E& [" v* T
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。0 k) J' Q5 s; e. d, P B0 O0 x
8 Z0 ~# p `( t! z' o8 F9 ?% g按内容分：, ~6 f. t- @+ l6 r! O( Q
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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" b7 F+ O' p I' I; n3 r综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。9 G- O/ e" ~" i% C2 R% M
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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0 C5 \9 j7 V# a; y4 s! J" t0 ]三）办公室人员角色定位$ N$ A) ~, x9 s0 t3 ^
2 |- ^& d7 o/ q8 H办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求9 r: `7 l, @! M2 E, T
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：/ g2 w# B' B+ {; r8 v7 Y) C) e
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一、要讲事业心和责任感；
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0 Y& d, I$ L9 \' f) Y1 y二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；2 ^4 |: j1 i' p
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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9 |- D v4 p0 M% Q- _( j. u# v1、思想素养. x, l' V# f7 P! e, g- Q5 g
" }% q1 Z7 ?$ ?% X P热爱本职。干一行，爱一行，专一行。& C0 _: n7 M+ E5 S+ d5 `
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。+ p! e3 E3 x/ M8 U0 t
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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8 w1 L/ n- g w5 u踏实肯干。舍得为工作投入。
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7 F# C) V1 t3 Y! d9 @* g8 m（四）办公室工作对人员的要求2 C& M" `4 N' k" y! z$ T! j! [5 {
5 z! r. J% W7 ~: j! z: m2 y2 P2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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& w, u2 l4 g: k- D: W调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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( o [) r- }8 `调控力(控制情绪的能力)。. l! b' c: X* p
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意志力。7 \+ ~7 L: P. n9 S2 A3 g
/ \% X1 |. U6 B（四）办公室工作对人员的要求; `. ~( K1 d+ S8 E6 _
! \8 A, @2 R8 H* C4、角色意识/ c3 E# Q& x# p7 ]4 u8 ~" o
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识
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D: f# m5 h. r- K创新意识" N/ R" h. b2 O) `" S' _+ }* P4 ?
, X0 L; ~+ R: ]奉献意识) ^) `7 _" C( @* G" q3 w% P& A
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信息意识
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程序意识
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学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待- z! X. b: L( S% A7 r5 A
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领导测评办公室人员的20道题目! M, V; L: B7 j; P+ S9 i( E6 d' Y3 T
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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+ ]9 G! I" b8 i v; i5 c! q他是否了解你的目标和意向?' i/ K6 q; K7 H
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?& j$ ]9 s# t4 u" o& C. v
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?2 h4 D+ A' }3 W$ L
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?, A# P5 L. b: _ D {4 ?, }
8 c4 A) ~3 r$ }" E- i& F: w! X他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?3 b3 ~) |' P3 |" O+ S
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领导测评办公室人员的20道题目
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" i) L# s1 l- @) s5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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r! t6 `' u" s& _能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?( s1 o( J: n( y
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?( H# W2 P' F5 S) O; B8 o7 k
3 C( K' p% u8 [& Y' I2 \# `能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?1 i& }% l* C! B" y2 q* j) F
' W2 f9 Q4 n4 K5 ~% G能否制订新的工作制度或工作程序? c2 o5 ?: Z. j# P- M# f5 h
& P6 y% N* u) O8 H! s7 n+ {( R, M8 c他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?# Z4 v* c) w. ?# [) t* H* E! V
% W8 e; e9 x& i6 K. p9 L能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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! d, q; Z' {/ L" E" V8．他能否提高文件运转效率?
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: g7 C' I5 p" k. t( H能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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# w$ u3 Z6 |5 \8 d4 j2 n能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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* D Q+ j' ?" y领导测评办公室人员的20道题目! p- X- J1 X4 c. z. N) N) R6 m
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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' y8 Z; d/ s5 F# _1 J10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?2 U- S5 F% D7 P6 [/ T3 v
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?0 B; k0 s% q& C1 C+ v
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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7 ~6 K P# ^# F7 e6 B) W% [是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?# [2 u, a1 k' x. o* j
: S* z+ X! T* f8 o" L) R领导测评办公室人员的20道题目+ |2 q" ~; I: k" H
2 s% A2 O5 N, c9 v0 G+ o( U13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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) j3 |8 z7 |; m, y) k* F$ ?0 x而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?& k4 h, n/ R7 o3 r' V: L
6 ^3 g' {* g' A9 H5 x14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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. N: H( O& s0 Y5 e是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?% `+ k+ y6 R; \
8 j' h% |, |/ a& p5 w15．他语言表达是否清晰?
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3 Z7 q* |4 g g. ~: u1 c% U4 Z6 R能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?! f$ S+ j# @* v$ D
- t7 b! u9 V, _4 ?4 }' |能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?7 Y/ M4 R# l# H8 c9 R
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16．他是否按时完成每天的工作?" J9 I& I3 U$ n/ }7 a
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是否根据需要自愿在休息时间加班?* y! O( a& E o0 b
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领导测评办公室人员的20道题目: T r6 ]: v g8 u; p
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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" w# N3 l- \. N9 G( I$ S1 e18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?7 \' r/ [7 s5 Q$ O2 K' _2 R+ W
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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& r& N4 U; E0 c6 } u6 ^20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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, c @( _/ s( {$ u% c2 a启示……8 e( T$ ?* D, J% M- O* M u
3 u6 O) N+ ^" m) W二、加强办公室建设! z8 W' |% ~2 N
! J9 T. c' x+ v x5 t( @（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境6 [+ j0 R. g7 Y8 M9 D
3 O& X2 M5 a% g, d! \5 d5 t2、积极推进建章立制工作' L9 k9 r; o9 ~+ `
: g& D* |" u1 L5 X+ I6 j. m* e3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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# v. c/ ]: w( V, C% B1 }（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象0 F. K- k' T) P: ^* f1 K( B8 _
# O; ~4 h9 C2 V# F3 W. M良好的电话形象1 [ k0 j/ M9 `" J8 F4 b
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良好的文字形象
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设4 j" o& J8 z( e7 R
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员2 S; |* N( M; Y% v
$ `, ?: j0 x; [' A1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；/ `, V5 W' N; O* ^' K& ~5 Y% F( L
% ?+ O. s8 [, W2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；( i9 c* b/ |/ w. B
" R4 C. Y9 O! ~3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；* B. n8 E1 [3 L/ e! S8 J7 ?0 P
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；4 `9 e: x" X$ {! R) X- g6 O, C
7 X' G- E- x* _% L
5、随时让同事知道你对他的感激；
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4 P d+ \. b; E( R5 |2 U2 F z. V" ^- l' x6、尊重个人隐私，公私之间分明；. D$ ^) @0 x5 H. ~
7 W3 N4 l6 c& m2 y& _+ C7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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5 n, N$ h' v: W% R% i( `/ D" ]三、办公室办会工作基本规范, u( t. b8 c4 \
0 ?) u# c2 ]' u5 _8 }（一）会议服务的基本内容会前准备工作* v! B# S _' m9 O7 U+ ^! e
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1、设立会议承办部门和服务机构2 L$ G: Q* Z: M6 m( S8 Z, X
/ B% |+ j- W ~2、协助领导确定会议目标和议题
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: K& E# W4 E4 E) M1 |7 |- ~（1）确定会议目标
T) d: l1 N( j6 E N& W$ H9 @- \; U
（2）拟订会议议题1 N/ g& j* t3 q1 f$ h6 q! U3 R
4 c- R. P1 c2 e" d& P! t/ Y3 ~3、拟订会议财务预算和会议方案
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* P+ F+ @0 R; Z- w（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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8 e/ O( I/ M" ^9 T（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作; Y* b- F' ?2 q- b
( I# I0 b1 Z/ g( }3 R4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件/ D8 @* [1 n" N( w, ?
- U. s0 P8 m' d- M- }' u6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作" S- E" h% j# }! k
5 R1 ~0 J% \! J- h
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。3 z h- K/ m9 c7 N/ I. n% r
3 t4 D5 K! l9 A2 I% U; V6 G2 l主讲：姬瑞环, b8 ?# g" S A- P; b
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