职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
" u. Z ~% \* i$ ~/ w8 g6 o
3 N" }/ e, x* ]' N# W$ f6 L$ U/ \ 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 9 \+ ]$ w* ~+ f) O8 v- E8 e; g
- w3 C9 u& b; r) x! ]
一、秘书的职能
& f' l# T. {; B' G* U 1.辅助决策 6 r) m& f9 { ^ @# \/ Z
+ P' h' c4 I. m; g
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
9 E! ]8 e6 t# h, A0 _( U( \
4 K/ e6 j& Z7 e, H （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： * ^9 z2 D' o x. r- Z' k# j; G% Q) W
- h7 S3 ]3 U9 `* V 辅助内容的综合性
: r2 r0 n/ y9 f: c' y
0 V0 _- D0 O, v( O: I( s 辅助时间的经常性
6 ]- ?1 x5 Z9 I4 _
3 o; f3 C s' t& J+ L9 z 辅助环节的全过程性 + U( s" _- p( t0 [
2 C& u- v' M- c' J7 t& k
（3）、辅助决策的原则
& y7 {$ n! M. \& Y. K1 F0 A9 m
4 j9 N0 m8 X( c 超前原则
8 V$ b) q5 b2 e5 c# E$ C6 d
+ D+ w& _ L# f$ O 定位原则 4 R0 `8 ]! @ Q0 z' f- T# _6 e
- P5 r1 V1 a* r F2 i; z 信息原则
. N7 Y+ a. l$ L5 ?* g* J* R# f. r3 c& L, @ w7 t1 C4 l
谏诤原则 # j, a4 x9 z" t. E
6 Q6 }( ]" B! Y+ @; k
（4）、辅助决策的过程 . S/ P; f$ O5 D, p5 J/ [
" w, r$ E# ^0 b" |6 c
协助领导确定目标 . _8 \5 |- c+ I' V) S
+ F8 }; G+ M I+ z$ ^' C 协助领导设计方案 5 @5 F7 `$ t3 D
5 F( q: ?, Q2 i7 M, V0 @# D 协助领导评优选优
$ g& q8 I4 v* k: s% v, {8 h6 [- p8 [) `4 k
协助领导实施反馈 . t$ `9 i: G& n/ {
6 K+ |( E! P r! E2 T' T- N
2、协调关系 " d% d& f1 ^ X: F1 C
6 i- ~ P! _, G
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 " b. X9 u6 B* {' T3 D
1 {: _ C0 F9 \ d （2）、协调关系的特征
* E! \1 h2 @* A0 r ? X F0 l
4 H/ a. U- v. O& M" M 从属性 3 |% H7 o1 L6 Y
- |) j9 U5 J) r0 o& z6 j2 {* [- P
广泛性
1 D3 _- ]- m- u1 k8 H% G) P6 u5 W `5 U- A
间接性 ! z, \/ D. ^8 J4 R9 |
; f3 X) X9 z7 ` （3）、协调关系的原则
2 [- b. q. _ Y) B
/ m# {4 ~, M3 b) Z0 z% X 政策指导 ' ~, N+ Q4 I9 |" _9 R
( L+ a$ Y( J; @- x9 E8 g$ S5 o 客观公正
8 c3 o0 z& @7 i
y! _7 l- f9 U8 E* S: ^- w. S 平等协商 5 v. s8 ^7 S4 w+ `1 W d4 q6 b
# x5 s0 f- a9 O; i7 t" |( W* K
注重整体
5 e; Z1 _( X8 B- Q/ L' M; R1 @
, s$ I. x8 H+ f9 v; Y* D* P1 q 灵活适度
2 Q) a6 U, X; U$ l, b$ D& W# g) q% |, j3 \+ A+ B& ]
（4）、协调关系的过程
2 }+ d& B5 p% s9 i
' Y+ M) {: n- y# }4 b. ]* k1 A% W 摸清情况 $ M+ {) b3 V2 x% ]( h( v, q
1 w; v9 X, S: d
找出症结 5 x* R2 U" R0 O. }8 ~: ^4 m9 T+ X+ e
4 [* b& U1 q$ ~ 恰当协调 4 A1 M* P b# y: z! z
4 a- T' p% f" \& i0 `" @- b$ K Y
督促落实 & n& p) ?& ~( Q8 b! G: y* ~
0 j% W" d. \; q3 g' w+ o1 K 检查反馈
# r1 _% p% h o$ w- ~8 p- E3 ?9 I l6 Y; i2 X8 a: n, ] b
3、处理信息
- w* ]' U8 {+ [1 ^0 C
# W6 _$ k" X& M h （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 & {. ~+ r) d. J& a
8 n1 \ X( S; {& \+ T2 p' R （2）、处理信息的原则
3 P' M8 G5 e/ _2 l8 ?
7 S! B/ y" ~* d. ~" |/ O* q 及时性原则 . q8 L o- Y |# G% T
2 j3 t4 ~; z7 X* E2 @, K 保真性原则 5 q" ~, ?5 G& r( L$ v
- p8 ^* c% F+ u& ]' _1 E 适用性原则 - G. [7 m2 B+ q) I+ I
' _( L" V' \5 y* m
预测性原则
" C. k7 v% N$ r4 d6 ~: H/ c1 N" Z& I7 y4 e
（3）、处理信息的内容
* V0 {# @3 C2 f% E2 l
5 [; J& n+ z$ p! E4 y 历史信息 ! w) S; q% j7 z! a% [
8 Y8 a! w i; P; [ 上级信息 $ U# q$ \4 C# @, l+ P$ u! Z
. _( @& y w4 m6 [ 内部信息 5 V# N( B3 x$ o$ x( c+ ^
$ r/ O$ f5 v) L. _/ y$ A0 ~. ~
公众信息 3 p4 n# v5 w9 U
7 x3 u6 l( j1 }/ a3 V0 i 社会信息
9 U# l% Y& W; v* F, b/ `5 V, j0 C! k% J
（4）、处理信息的过程
% m. t% Q2 a! ^: o1 s! _, Y% n, z$ x1 s, \( U A
信息的收集 " r2 `3 M9 e. X! @: m6 [
& W7 j1 U+ u* p, `- K9 Y0 l 信息的加工 % | X1 L7 _. \2 o; \/ C( u& ?( f4 x
6 [7 x& J/ o* G 信息的传递 ; b c' X: n) }# L( ]
# H: k% h+ f, v& `) s Q
信息的反馈 * R$ p+ _8 \( V: u- q2 @
. f0 ?8 f0 E* t) u) U# c 信息的储存
% F% Q" e: u* I$ r6 L7 a2 z, L% X) H0 o
4、办理事务 7 x5 E- [% @: c& P; v9 b! F/ Y/ ]8 O
6 O8 T' q( l) ?! X7 P' ~ （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
( u, p0 G! @) U0 W( P# f$ m0 H# f3 ^( M7 N) e" q3 N& b/ I
（2）、办理事务的特征 " Q! U" t% ], M' E
& A( T# r! z( q9 h
综合性 - l9 u* |0 m, c2 J& X
1 p4 a) M9 Y8 L A+ V$ q 服务性
4 F7 k, j: [* i# N7 U. z* I! J
# {6 E6 B' a& K0 d( \$ ^ 繁琐性
% X5 U: ^3 W" V% J
" v+ @3 Y. y' o7 N5 L3 Q7 Z 突击性 4 A3 s$ x+ V; \" b$ f/ J
) m5 P. R3 G; F6 @8 O, _5 M/ y
（3）、办理事务的原则 * _9 {2 r0 d0 D4 L
a" v+ i4 F$ T9 s. J7 H+ g2 ?
被动中求主动 : T7 W( M1 u( E/ z% _9 u+ K1 M1 k6 ?0 P
7 @; F4 x2 d* l 原则中求灵活
. ]8 ~% Z8 x) M
- g8 [5 q) U+ x# { 繁杂中求规范 6 z4 s! h" ]7 r+ p3 z% |& L4 {* l
[# r( \; l" I
（4）、办理事务的程序
: ]) H) c J/ `6 c; Q5 D
3 D) A: Y) a. e. X; _+ Z6 E 自然程序 8 H7 k0 U: [/ a3 ]( h# N' r$ M
# _& L4 U7 b% R/ P& B! G( y1 T 理论程序 3 L+ i8 z! S5 M' J) J
. A# m; H& X- m# O( v9 J 指令程序
; Z/ K6 x& ~8 M: ~, x q) a) M7 ^+ R" h
法定程序 : T0 ?0 L+ [+ f1 l2 t2 y% g
! v2 d6 h# g' O* l! i' B
技术程序 1 I) G8 \1 g: L0 y0 @8 w
+ w/ h! V& P* Y" @6 Y& ?- b
习惯程序
- c4 a" j6 E. h: I0 Q
T5 u5 `5 \8 R2 x$ X" P- o7 L+ n 二、秘书的职责
# Z6 A9 K' M. Z) S 大致也有以下11个方面： / |( {7 U0 Q' r* `* ^
( f* G0 t6 k. ^, I: a+ i" C, B* S, F 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） + c: R* A8 c9 u6 z& b
# I; _3 B' ~1 P
接待事务（来访接待、安排服务等） 7 G1 C: K$ K1 c- p2 M0 c, E! b
1 K' }8 E( ~) Q, L- Z! @3 w 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 6 \8 l: e- Y+ `4 _
3 k$ o$ l9 M! |" y1 z: y- ~
行政事务
& z, {6 g8 e# e( l u
- |' e- \9 ` ` 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
6 H8 N1 b5 L7 E. ~4 Q) O9 I/ Y& t1 g4 L E/ r
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ) ~1 e' }- u* `. s; d" e% a
+ e0 {% v: C2 ^2 Z# L, {' M d- H- G* r 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） " Q' L" d9 } k- O: W6 G+ f
. @: f4 s3 s) H1 F: {
写作事务（各种文体的写作）
* @; \$ `+ E% ?/ a% p
. H, O; }/ n5 p 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
7 G3 t. p% X2 [, d1 N4 X6 O- j
6 k( c0 v y0 k3 B/ R. W2 Q 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
' }; }$ i1 o3 P) r& x# Q5 y5 ]2 x# _9 t' D( F2 u: x" v
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
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