公文不仅要文字通顺、条理清楚、方便阅读理解,而且要体现它特有的政治性、业务指导性、定向表达性、思维逻辑性和直书不曲、特定的体式要求等特点。由于表达特定内容的需要,经过人们反复运用和长期实践,久而久之就形成了公文比较稳固而鲜明的惯用语言模式。恰当地运用这些语言模式,不仅可以使内容表述准确、严谨,而且有利于表现 公文典雅、庄重的风格特征。" W) z$ B7 d i1 S
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一、时间表达
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8 s. B: _8 f; F, F' W5 ?时间不仅记录事物的运动变化过程,而且是对受文者的行为施以强制性影响的一个重要方面。公文写作中的时间表达应该概念准确、明白清晰。3 r& [4 b# Y+ g3 G$ B; S: o
3 X1 N, x% E2 R A: _( d1.在下列几种情况下,表示时间概念必须使用汉字。% ] l" v7 [ u6 I$ e7 Z1 z7 v
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①行政公文中的成文日期,因其直接关系到公文的时效,因此需用小写汉字完整地写出年、月、日。7 {0 u3 }5 H1 _% ~6 ?
& d- `4 I7 i2 }5 z* |. I②正文中涉及的农历(夏历)日期如“正月二十”、“腊月二十三”等,不能写为“正月20”、“腊月23”。1 ~# ^4 r; t9 W* o8 R" A- I& i6 a
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③星期几一律用汉字,如“星期三”不能写成“星期3”。
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& B* y# g @& e3 ^5 a! e④正文中涉及中国清代及以前的历史纪年,如“太平天国庚申十年九月二十四日”不能写为“太平天国庚申109年 月24日”。2.在下列几种情况下,表示时间概念应使用阿拉伯数字。+ I' }7 c! J7 c) m. g" \
( D8 V2 \0 S, J" X* X①公文标题中的年份。如《××省关于2002年预算执行情况和2003年预算草案的报告》。4 S/ k/ A2 ]% h) G* U
0 j8 S8 C) O7 X- Q②发文字号中的发文年度应当而且只能使用四位阿拉伯数字来表示。
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③正文中涉及时人物生卒年月日及公元以外其他纪年时,应当使用阿拉伯数 码书写。如“鲁迅(1881.9.25~1 936.10.19)”,“民国35年(1946年)”。. s( C, Q1 _6 o: l n
/ \" C2 `+ P7 x$ M& J% ?# g* K二、专用名称的表达7 R0 {1 u+ }/ k: e4 }( ?# f- l
8 C7 R8 W% {6 _在公文写作中表述有关单位的名称及人物职务、岗位和姓名时,应注意以下几点:1.同一名称多次出现时,要保持前后一致。人员的职务、工作岗位常有变动,撰写公文时要细致地核查、校对,使之符合实际。
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( ?6 s; [" ~) d2.单位名称第一次出现时,应用全称或规范性简称。. n% [. q6 `, p: e- Y* P
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3.当一个人担任多种职务时,只列出与文件内容有关的职务即可。本文由老秘网推荐,如××同志既是市政协常委又是市农业局的局长,在政协的文件中写”市政协常委×××带领政协委员10人对全市农民负担情况进行了调查“即可。, f5 F4 W% W- ^! G; L- N9 j2 \- r7 z
' R, q C \/ n! Z8 q* U# F0 m4.当一个人有两个或两个以上职务时,表述应先党内后党外,由大至小排序。如“县委副书记、县长××出席了会议,县委常委、公安局长××到会祝贺”。 e( N1 w& I. E6 y6 d
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5.国外人士的姓名、职务应以新华社的标准表述为准,如无标准译名,应注意保持译名的一致性。如“布什”不能写成“布歇”、“里根”不能写成“雷根”、“国务卿”不能写成“国务大臣”、“外交大臣”不能写成“外交部长”等。, H5 j( _4 ^/ h$ t/ g. x
+ G" i+ J! F$ h# T9 T6 ?5 z: A, S6.表述各种职务、姓名时要用全称,如“市总工会主席王宏生同志在会上讲了话”就不能写成“宏生主席在会上讲了话”。
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三、数量表达" f6 Q2 M4 p1 T
2 ]0 V7 [% r3 K人类社会生活时时刻刻都与数量有关。公文中数量概念的表达有其特殊的规定和要求。* F+ X8 Q' B7 T& Q
$ ^* T+ R- Y0 s' A! T+ j1.表示数量、长度、重量等各种计量数据时应使用阿拉伯数字,如“58公里”、“32人”、“120万吨”。4 W5 r: o# H; z: {) V9 Z
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2.表述事物的数量时一般“名词”在前、“量词”在后,如“公房58所”、“重大事故起”。
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3.当人或物数量较大时,通常还应列出一个代表者,如“教师24人”应写为“教师王鹏等24人”。 b4 Z5 u* k9 H1 z: \
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4.百分比的表示应用阿拉伯数字,如“41%”。% a9 b; Z5 E" A
1 x3 ^1 E) k& i) _& `- ?% K2 T7 y5.除特殊情况下使用约数、概数外,公文中的数量概念应使用确数。9 N* l$ ]. M) f8 }2 d
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6.表示增加时用倍数或分数,表示减少时则只用分数而不用倍数。如可以说“增加了三倍”,却不能说“减少了三倍”。
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7.在用“以上”、“以下”表示数字分界时,为准确起见,应注明本数是否包含在内,如“十七岁以下(含十七岁)儿童不得入内”。
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8.“两”字不能作序数,但可以用来表示基数,要注意与“二”字的区别。如“五十二”不能说“五十两”,“二万五千里长征”则可以说成“两万五千里长征”。3 d y j/ E( T+ I2 L: H
( @% ]% i0 A; j( |% _9.“增加、提高、增长、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面带“到、至、为”与带“了”或不带“了”字相比,语义差别很大,应注意区别。, n$ P4 }- Y; W" Y7 h
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四、程度表达0 Y: g# W, D1 l) y/ a
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2 I- }: m3 l2 @8 h7 X/ N, F4.句子中出现的表示范围的词语前后不能互相矛盾,如“凡现在生产岗位上的工人同志,不少是在解放初厂里条件十分艰难的情况下进厂的”。文/孙际垠 |