1、邀请书概念
4 O4 \! D( W8 y, X6 X/ s 邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。* i9 p/ w& Q% d. w/ Z' T$ T
6 v& T: Q# E$ N) e7 d0 R 2、邀请书的结构
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/ T- B2 |+ g, A; u/ c1 W 邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 # J8 K, a9 L+ O+ U+ \4 O
; B& O$ H0 i& n6 l4 B" a (1)标题 . Q1 _% z0 e* }* Y
& n7 {; w+ M e* V- W 第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 ; V0 [! F& @5 P7 ]6 Z! V( n
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(2)称谓 * P7 \6 R& }4 K* c$ g3 ~& k/ M
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换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
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(3)正文
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这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 ' o9 {% \/ @* w L7 M8 z! v9 V/ _3 l
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正文应特别注明的内容:
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附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
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3 ~ K3 |3 `1 V/ k 宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。
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特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
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; j: F* T/ K p (4)结尾
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6 r, p! X! w) q/ Q 结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
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(5)落款 3 H- Y; H+ O" ^+ S; T2 L5 n
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。, k1 S% x. X+ q
3 D; C5 O- ?! p7 K! O 3、发信时间 3 O% v2 R: v" t9 E
" ]( _+ R8 B+ B; d2 h/ u# I 通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。8 k+ A+ w0 K; P5 R1 I/ e
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4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)- B0 Q% W, H. P. O9 G8 D7 k
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邀请书
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××大学校长:
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3 W: r/ B# E1 q' Z6 B2 { 今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。* B# c$ V1 j1 y' U& ^5 @7 m: D
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敬请光临
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××学校40周年校庆筹备组
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×年×月×日
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5、对邀请的回复7 s( ?/ o, s- R( K$ I5 q: X
/ o+ P3 z# g" s 对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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基本内容包括:
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(1)感谢对方的邀请。
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(2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。4 k8 g1 U8 K* [0 d+ B. ]- y
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(3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。( O% e/ j1 _' n4 l$ W n
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答复函
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% F' R7 p7 L% P0 Z ××先生夫妇:+ V$ o+ ]& {- x8 Y: ? F% i2 |
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非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
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此致9 d1 y$ A; e' G/ R) B$ [
4 j5 z5 \) o1 W6 r6 K' } 敬礼
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×年×月×日
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