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邀请书的概念与结构

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世纪秘书 发表于 2012-8-3 07:02:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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1、邀请书概念
9 J( T' U# k% z  邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。2 Q- {+ G+ ?+ i% E2 V& X
0 |2 A+ T% J, N0 x
  2、邀请书的结构
( ~+ f# y: W! d9 z7 h5 Z2 U" X; \% |2 k  H, z5 r' u2 v( V3 u
  邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
1 \# b" j- D5 X: k: ?5 B* n  t& ^5 o$ v$ T; S, b2 B
  (1)标题
8 V$ b7 W& M- c+ N$ k4 j/ p0 U5 _- ^! M- C; B# K9 _5 A
  第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 6 b. D* ?; M' e1 Y: d8 X9 H
  H9 J$ G  ~6 o: v9 R  w/ M# d
  (2)称谓
. d3 o! l) Y5 y1 K: X( Y3 k
2 Y% ]8 p- R, ~% R1 C1 a  换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
+ z- ^  j5 S+ X2 s0 _6 b1 M5 T1 O, t; q
  (3)正文
' T( Y* k/ F* T4 l# ]( N$ V4 v
0 b1 p3 J; u: I% v2 |) g8 k: X' u! a  这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 1 K* _% |* z4 C9 U, p

3 Y7 a6 f7 G5 e' P0 s  _  E+ s  正文应特别注明的内容:: e0 O, ]; v* I! _9 V5 w: n
6 J& u/ @9 |) D& p0 ]2 s* B3 w
  附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
& w. F0 b6 ^& E
& P% s1 _' z; D. P' H: Y; O  宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。/ P. n2 e9 Z" d
! v: y8 X& r; B7 |+ D1 A7 h9 E
  特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
  n9 \0 U+ X+ U- A# N
. @+ x9 m) t# p! u- ~/ Q) A  (4)结尾 - E4 f; n0 }1 r7 w1 F' c

& r6 S3 ?6 i! k  结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。 ! W& d) s! _9 v% m" S0 z9 p
  K& {' ~$ X& p
  (5)落款 8 C# F9 `: p( D1 l5 S* z
$ M1 l& g1 w: q1 |1 h1 ]  P3 t
  在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
9 \* _% e$ t8 u& L# v
4 v8 ]! K5 o( ]$ J* \  3、发信时间
% @; m. c9 w( U* @6 ^( P4 N# a0 E- m) I9 A3 M  W
  通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。6 Q2 L) L/ ?; o7 g% ^
# o5 k) o5 I' a5 c2 L
  4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)4 n* R. u  r, m" k# H: D

! s+ D- e2 s- y/ j6 J  邀请书. ~. ]5 M& s4 n' @: v8 |
2 I, s* }% [0 d
  ××大学校长:
9 |5 g1 v7 i9 c; x: ^. G8 E5 o" Y0 h# x/ D) l: Z6 M4 F
      今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。+ ^+ T! r0 G4 u
" S4 t+ T- E* z& _# A. L
  敬请光临  X" U# R# d" ], R( T- i4 f$ U

$ }7 ]5 i, U8 F- W  L                                                   ××学校40周年校庆筹备组
3 c/ j2 U& S3 @$ p! I% ~; E  o) L* H. t
                                                                ×年×月×日+ a; n, q& k% r) n5 @% ^) Q& d, Y+ C
, V& g% R8 X( I: v* n1 p5 X% s( P
  5、对邀请的回复$ f; }) s- g  S3 e3 l9 B. G
0 c- X0 x& m, Y" P8 ~% O, O* k
  对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
/ r+ b* t+ x* B- w1 C# t
' B9 A% h, b% U  G9 A0 i2 f  基本内容包括:
) S5 d  e6 S* Q4 v! ~2 {) _' k* W" m0 x
  (1)感谢对方的邀请。
- U" i: D" R' t5 C
, ~. o* p8 C% \& o) v7 G  (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
8 D" G" n0 v0 \* z
# W  Q: P& y/ Z  (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。7 f% N# l$ U9 K  _$ O2 ^5 J7 D- O
" ~- Z/ y' V' J6 X
  如:0 u6 h( \4 R1 u5 @' R7 i- K. ?4 M) `* g

) [5 c  l) G! |( D8 K, K' i) k$ J5 K  |  答复函
* A% x  t, c$ B: r. t/ |
& H7 n# `' u: @0 c  ××先生夫妇:
) m. v2 [1 G9 Q- s' Q6 X) U& v5 k" V8 K4 V/ |1 C) t8 y( L
      非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
. ^8 W! R5 C8 b. K1 j/ t% f2 z- }1 `6 p; F, l4 Y7 D
  此致
; U; K1 V0 E; l
. `, \% R/ z# B6 P" x                                 敬礼
8 @9 X) B( c! s0 A+ C1 N* R5 }4 ?7 F. Z
                                                         ×××
: Q. ^! u9 P: k. @/ p$ a
  c! {2 L( k2 r1 w6 t" C. p! {4 @                                                      ×年×月×日7 `% u  }$ Y# S" D

3 s% t' y: G" L5 W* j; F! ?2 V  e
 
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