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邀请书的概念与结构

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世纪秘书 发表于 2012-8-3 07:02:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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1、邀请书概念
4 O4 \! D( W8 y, X6 X/ s  邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。* i9 p/ w& Q% d. w/ Z' T$ T

6 v& T: Q# E$ N) e7 d0 R  2、邀请书的结构
$ T! y8 ?9 c) h5 {5 ^; \8 h
/ T- B2 |+ g, A; u/ c1 W  邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 # J8 K, a9 L+ O+ U+ \4 O

; B& O$ H0 i& n6 l4 B" a  (1)标题 . Q1 _% z0 e* }* Y

& n7 {; w+ M  e* V- W  第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 ; V0 [! F& @5 P7 ]6 Z! V( n
; D" q) }  `3 R( g; _3 Q; o
  (2)称谓 * P7 \6 R& }4 K* c$ g3 ~& k/ M
' f* E/ X# W, h0 Q% y) d1 Y9 ~
  换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
+ q& O2 {: k; h! E' S5 M% |; C1 p& ^- o$ n7 @) ^& `# ~. N; `6 I
  (3)正文
, X' v1 R) }* F) H5 N; i7 k% _2 d. n5 p& `% O! {# S
  这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 ' o9 {% \/ @* w  L7 M8 z! v9 V/ _3 l
' `( L5 {0 d) T1 {, {$ d( r
  正文应特别注明的内容:
8 _5 f1 @* r3 p+ J- Q0 [3 o) c- Y: Y' v
  附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
/ Z- ?& B/ t- s9 x  A9 ^
3 ~  K3 |3 `1 V/ k  宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。
: V) r; I9 W+ y9 l& G/ }5 v) O5 M( O0 n- k0 z' I
  特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
3 B0 \6 V3 d7 _% |+ |
; j: F* T/ K  p  (4)结尾
/ m1 m- U4 \' ^1 g8 L% ]$ w( v+ s$ m
6 r, p! X! w) q/ Q  结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
! x: g. }/ H# P9 t9 v4 Z$ {8 @& b. @; ]
  (5)落款 3 H- Y; H+ O" ^+ S; T2 L5 n
+ B9 C- m; t& k- B
  在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。, k1 S% x. X+ q

3 D; C5 O- ?! p7 K! O  3、发信时间 3 O% v2 R: v" t9 E

" ]( _+ R8 B+ B; d2 h/ u# I  通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。8 k+ A+ w0 K; P5 R1 I/ e
# b4 s' g, S! P4 b4 C, ~$ ]+ F
  4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)- B0 Q% W, H. P. O9 G8 D7 k
0 V" J6 Y, C8 G6 L- {  {( G- l1 c+ E
  邀请书
* {: j6 e7 M+ m* X/ j, s8 }; J' A+ d$ _$ ]4 U( j5 ]) u/ g- O# z7 N
  ××大学校长:
( h4 W0 C3 B5 Q+ c& \  t2 p
3 W: r/ B# E1 q' Z6 B2 {      今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。* B# c$ V1 j1 y' U& ^5 @7 m: D
( c8 |% o5 \9 S5 I. l  d% u
  敬请光临
7 n& d( y8 T$ B& t- `1 F- g! a, t2 G( E1 d# k' |
                                                   ××学校40周年校庆筹备组
  i" M5 @- w! n8 s2 v$ _& G/ t' U. i! V" m2 a: u
                                                                ×年×月×日
+ d9 C' O% h7 m8 ]/ U9 e. M+ L! x- `' `1 P5 M% B8 f8 J
  5、对邀请的回复7 s( ?/ o, s- R( K$ I5 q: X

/ o+ P3 z# g" s  对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
) r$ l( U* @- G: d; `6 R9 K7 L4 d" ^. m$ }& [+ z: }- F
  基本内容包括:
% p( z; N8 @- D2 m, |, J; q1 N! |& j7 ]8 b1 s4 e. \  b: M+ l6 K
  (1)感谢对方的邀请。
& b4 s+ T% x; R5 `6 h+ Z+ a6 ~$ F& y) Y& O
  (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。4 k8 g1 U8 K* [0 d+ B. ]- y
2 ?) @" t! e# J9 d- w2 R
  (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。( O% e/ j1 _' n4 l$ W  n

  q1 B, G+ t" N0 D2 G1 h- n  t  如:$ U; G- O+ _0 s' |0 F' G
& E  t& H) @, L0 @; ?& |& M( O3 H! B; E
  答复函
, @' w" ~5 ]4 [
% F' R7 p7 L% P0 Z  ××先生夫妇:+ V$ o+ ]& {- x8 Y: ?  F% i2 |
& f+ ^9 b/ \5 x" f7 Z9 D! g
      非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
8 c& Z2 k9 \0 x9 [. O* \* `: G2 G. _
  此致9 d1 y$ A; e' G/ R) B$ [

4 j5 z5 \) o1 W6 r6 K' }                                 敬礼
- o- ]; s, @3 d: s! C6 L! U8 [& z6 y9 P% O  x, d4 C
                                                         ×××- |4 i# q5 h4 |3 }; j0 a, U
% [7 |8 X* @4 `% j  ^; O+ Y( Z  L
                                                      ×年×月×日
! E& I4 `, }  h% p7 \/ W: b0 `( ^0 L6 U
 
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