1、邀请书概念
9 J( T' U# k% z 邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。2 Q- {+ G+ ?+ i% E2 V& X
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2、邀请书的结构
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邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
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(1)标题
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第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 6 b. D* ?; M' e1 Y: d8 X9 H
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(2)称谓
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2 Y% ]8 p- R, ~% R1 C1 a 换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
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(3)正文
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0 b1 p3 J; u: I% v2 |) g8 k: X' u! a 这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 1 K* _% |* z4 C9 U, p
3 Y7 a6 f7 G5 e' P0 s _ E+ s 正文应特别注明的内容:: e0 O, ]; v* I! _9 V5 w: n
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附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
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& P% s1 _' z; D. P' H: Y; O 宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。/ P. n2 e9 Z" d
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特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
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. @+ x9 m) t# p! u- ~/ Q) A (4)结尾 - E4 f; n0 }1 r7 w1 F' c
& r6 S3 ?6 i! k 结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。 ! W& d) s! _9 v% m" S0 z9 p
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(5)落款 8 C# F9 `: p( D1 l5 S* z
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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4 v8 ]! K5 o( ]$ J* \ 3、发信时间
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通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。6 Q2 L) L/ ?; o7 g% ^
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4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)4 n* R. u r, m" k# H: D
! s+ D- e2 s- y/ j6 J 邀请书. ~. ]5 M& s4 n' @: v8 |
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××大学校长:
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今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。+ ^+ T! r0 G4 u
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敬请光临 X" U# R# d" ], R( T- i4 f$ U
$ }7 ]5 i, U8 F- W L ××学校40周年校庆筹备组
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×年×月×日+ a; n, q& k% r) n5 @% ^) Q& d, Y+ C
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5、对邀请的回复$ f; }) s- g S3 e3 l9 B. G
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对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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' B9 A% h, b% U G9 A0 i2 f 基本内容包括:
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(1)感谢对方的邀请。
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, ~. o* p8 C% \& o) v7 G (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
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# W Q: P& y/ Z (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。7 f% N# l$ U9 K _$ O2 ^5 J7 D- O
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如:0 u6 h( \4 R1 u5 @' R7 i- K. ?4 M) `* g
) [5 c l) G! |( D8 K, K' i) k$ J5 K | 答复函
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& H7 n# `' u: @0 c ××先生夫妇:
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非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
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此致
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. `, \% R/ z# B6 P" x 敬礼
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