现以电网企业为例,以多年从事文字工作经验,就公文拟制、公文处理工作中最常见、最普遍的错误及一些规范用法进行交流。
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( T' ]( O4 p0 i7 } 一、格式方面的常见错误
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. p8 o3 j2 p& @ 1.结构层次序数使用不当。一般而言,结构层次序数分“一”、“(一)”、“1”、“(1)”四个层次。只有两个层次时,可分别用“一、”“1.”标识。其中,数字序号后用小圆号“.”,而不能用顿号“、”,如为“1.”而不是“1、”;“(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。
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2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外,标题一般不用标点符号。正文中的标题,如果单独一段,在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿,中间应使用逗号。
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3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏,kVA和千伏安,MW和万千瓦,km和公里、千米等混用。一般而言,公文中数量单位应用汉字,且同一份公文或材料中应相对统一。8 \- E2 A% ], ?( c
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4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称,如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称,或用约定俗成的简称,如西北电网公司一般不用“西北网公司”等。
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$ P/ ~1 l1 n7 j) o 5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关(有时可省略)、标题,后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔 〕,而非中括号[ ]或【 】。
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' S& _' l4 S7 E6 f# ^9 s 6.公文如有附件,应在正文下空一行、左空2字处,注明附件的顺序和名称。附件不加书名号,附件名称后不加标点符号,如“附件:1.××××××”。
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3 a- I/ g: E4 u0 |! @" S0 }$ B U* ~7 z 7.公文如有联系人等附注,应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言,在上行文的“请示”等文种中,应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
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% d# }0 O: X3 J5 [ 8.关于附件的格式问题。一般A4纸,每面排22行,每行排28个字,页面左上角第一行顶格标识“附件”(有序号时标识序号),标题为二号小标宋体或二号宋体加粗,正文为3号仿宋体(有时第一层标题可用黑体,第二层标题可用楷体,其他用仿宋),单倍行距或行间距31磅。附件的页码,应与正文标注相同(4号半角白体阿拉伯数码,数码左右各放一条4号一字线),单页码居右空1字,双页码居左空1字。实行电子公文后,由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便,因此对文本性附件,一般情况下也可采取在页脚居中直接插入(默认)页码的方式,格式为“3”(小五号字)。6 {$ Q0 e0 ?# Q7 @- O3 }
x" _8 R: ]% n' F 9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反,发文日期要用汉字,但0不能写成“零”,也不能用“0”,而使用“插入”菜单中的符号“○”。8 L1 p1 K h; p2 p/ s9 h
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二、内容方面的常见错误
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1.错别字较多。
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2.文种选择不当。
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$ g; M# G1 k1 O2 `" t' ] 3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中,“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题,由于层层转发公文,很容易造成该类公文标题冗长繁琐,解决此问题办法有四:一是只写转发第一次转发机关的通知;二是直接转发原文件;三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号;四是只用本机关发文的标题,而将其他机关的标题概括为文件。$ E" }0 a4 M6 X+ _. c
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4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下,当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理,如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外,引用附件时,一般情况下只引用文件标题,不带文号。
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; p- Z& z9 D; Z% T" y+ @ w4 ] 5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词,不按规定格式进行修改。8 m# [1 `! k- K
2 b# b7 {4 |; L9 R0 |' X! o 6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文,部门便函转发上级单位文件等。& j% T# v1 q' |$ }. `0 c) [
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7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下,对上级机关而言,“请示”偏重于办件,“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项,应采用“请示”文种,且遵循“一文一事”原则,不应在报告中夹带请示事项。
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; V4 c4 F1 ^* f& x 三、一些常用字词的用法及辨析
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) K3 y" n; c1 Y4 j7 W3 k. x3 } 1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”,即在计时点上,所进行的事情已经完结或基本完结;后者则不强调事情的完结,强调的是该计时点上的事态。 # f) \1 T1 V' a! ^1 M
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2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记,后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同:对自己或内部的事或现成的经验教训,多用记取;对他人或外部的经验教训、营养等,则用汲取。 , y w5 W E4 t# K
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3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办,“亟待”强调极须,急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于,前者强调时间的紧迫性,后者则更强调意义重要性。另外,亟待还包含问题的严重性已达极点,否则不宜用“亟待”一词。
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(3)“其中”之后列举分项内容时,“其中”之后不要用“:”。
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l0 l( Q' Z$ K/ {- ~* ^ 例1 ,2009年,全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中:水电578.18万千瓦,火电1146.3万千瓦,风电79.51万千瓦。该例中,“:”应改为“,”。7 j9 n! x y8 b) A' q
7 @' v9 s; x) x3 H. t m& Q 例2 ,2009年,全省新增发电装机容量307.95万千瓦(其中:新增风电装机容量19.8万千瓦)。该例中,“:”应去掉。
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以上内容,不妥之处,谨请谅解、批评并指导斧正。作者:赵多贤 |