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公文拟稿常见错误及规范用法

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房山秘书 发表于 2012-9-23 07:50:28 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
 现以电网企业为例,以多年从事文字工作经验,就公文拟制、公文处理工作中最常见、最普遍的错误及一些规范用法进行交流。7 L9 Z1 n4 K7 g* g1 ~

, R& ]: ?1 h7 _" X  P  一、格式方面的常见错误
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: m. _  X' Q+ o5 Z0 c  ^  1.结构层次序数使用不当。一般而言,结构层次序数分“一”、“(一)”、“1”、“(1)”四个层次。只有两个层次时,可分别用“一、”“1.”标识。其中,数字序号后用小圆号“.”,而不能用顿号“、”,如为“1.”而不是“1、”;“(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。
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  2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外,标题一般不用标点符号。正文中的标题,如果单独一段,在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿,中间应使用逗号。% ]$ g% I8 t/ }6 X' p
6 q: M; r/ F$ M: U
  3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏,kVA和千伏安,MW和万千瓦,km和公里、千米等混用。一般而言,公文中数量单位应用汉字,且同一份公文或材料中应相对统一。
- I/ D! A% V& s; F
( w" e+ M( B: `1 O  4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称,如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称,或用约定俗成的简称,如西北电网公司一般不用“西北网公司”等。1 C4 Z  ~( r( z: x
; |; m0 p- c2 K! C( \4 W' ~; V- V
  5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关(有时可省略)、标题,后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔  〕,而非中括号[  ]或【  】。
6 G7 v9 I" P5 n( r, a, C- m9 I$ L- c% D
  6.公文如有附件,应在正文下空一行、左空2字处,注明附件的顺序和名称。附件不加书名号,附件名称后不加标点符号,如“附件:1.××××××”。
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( C" w, N' l/ W: F  n  7.公文如有联系人等附注,应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言,在上行文的“请示”等文种中,应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
5 c+ ?% u; Y' K% k+ {0 r
# ^$ P5 x+ c2 [/ @2 c: J9 x  8.关于附件的格式问题。一般A4纸,每面排22行,每行排28个字,页面左上角第一行顶格标识“附件”(有序号时标识序号),标题为二号小标宋体或二号宋体加粗,正文为3号仿宋体(有时第一层标题可用黑体,第二层标题可用楷体,其他用仿宋),单倍行距或行间距31磅。附件的页码,应与正文标注相同(4号半角白体阿拉伯数码,数码左右各放一条4号一字线),单页码居右空1字,双页码居左空1字。实行电子公文后,由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便,因此对文本性附件,一般情况下也可采取在页脚居中直接插入(默认)页码的方式,格式为“3”(小五号字)。
! s$ f" H/ T- @3 R! N4 j( R' d0 M  F; B5 o6 S$ d% g1 |# g8 m2 y
  9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反,发文日期要用汉字,但0不能写成“零”,也不能用“0”,而使用“插入”菜单中的符号“○”。
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( d: D1 s. A# o# J. N$ M5 G  二、内容方面的常见错误; S! b" l% P- t3 ~( }! N7 H

- O. y+ W; a2 p! g( [: l  1.错别字较多。! X: S8 _2 Z' W! p/ x4 B
, m- L+ u  C" q2 E' \! q7 }. ?3 S
  2.文种选择不当。
, H5 o4 a8 l) a9 u5 d7 u4 n. N2 r  S6 y# _1 \! w, X, y6 j8 w
  3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中,“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题,由于层层转发公文,很容易造成该类公文标题冗长繁琐,解决此问题办法有四:一是只写转发第一次转发机关的通知;二是直接转发原文件;三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号;四是只用本机关发文的标题,而将其他机关的标题概括为文件。
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  4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下,当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理,如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外,引用附件时,一般情况下只引用文件标题,不带文号。
3 q9 S% {0 e: q& y6 F
1 j* c$ _0 u6 o  5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词,不按规定格式进行修改。
" {! E, @8 d  V5 N) y
8 y6 {9 g5 p0 T( w6 T! @" h# t  6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文,部门便函转发上级单位文件等。4 Y, D5 L( d) w  n

( N) A$ s3 s/ ]6 Z+ _. u0 ?  7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下,对上级机关而言,“请示”偏重于办件,“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项,应采用“请示”文种,且遵循“一文一事”原则,不应在报告中夹带请示事项。. P, U6 l6 ^4 S% ?
+ Q* r% Q6 J& c9 Y; r. ^
  三、一些常用字词的用法及辨析
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  1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”,即在计时点上,所进行的事情已经完结或基本完结;后者则不强调事情的完结,强调的是该计时点上的事态。 1 Q) B' ?  O4 E4 h
9 y% G' f: `% b+ y
  2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记,后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同:对自己或内部的事或现成的经验教训,多用记取;对他人或外部的经验教训、营养等,则用汲取。 7 L; ]" Q3 P" {; i* Y: R/ g

) Q* S5 \, s; s, t9 j: Q  3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办,“亟待”强调极须,急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于,前者强调时间的紧迫性,后者则更强调意义重要性。另外,亟待还包含问题的严重性已达极点,否则不宜用“亟待”一词。
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; b7 d9 _3 f6 `  (3)“其中”之后列举分项内容时,“其中”之后不要用“:”。' j6 M* l; a( I

$ T8 E+ p% H+ y5 K  I  例1 ,2009年,全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中:水电578.18万千瓦,火电1146.3万千瓦,风电79.51万千瓦。该例中,“:”应改为“,”。$ _8 x( j: ^# n* \4 u0 D0 c

) I( K$ G9 h* ^2 a  例2 ,2009年,全省新增发电装机容量307.95万千瓦(其中:新增风电装机容量19.8万千瓦)。该例中,“:”应去掉。! T5 K4 D; g6 S) z

& Q9 }  N3 j( J/ {+ {: g  以上内容,不妥之处,谨请谅解、批评并指导斧正。作者:赵多贤
 

精彩评论5

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飓风守望 发表于 2012-10-4 23:33:59 来自手机 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
这么好的实战文章都没人跟贴
 
时间飞鸟 发表于 2013-3-16 16:19:17 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
{:soso_e102:}
 
xudaishunzi 发表于 2013-3-22 13:30:54 | 显示全部楼层
 
专业写文章
顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶顶
 
春城秘书 发表于 2013-3-25 10:29:42 | 显示全部楼层
 
果断学习,持之以恒!
 
安迪 发表于 2013-4-19 01:32:45 | 显示全部楼层
 
这么好的实战文章都没人跟贴
 
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