秘书学专家谈秘书入门——与刚走上秘书岗位的新同志谈谈如何留下“第一印象”

态度决定前程
——与刚走上秘书岗位的新同志谈谈如何留下“第一印象”
夏廷献
5 U; J6 q; Q' D5 W# a9 J        一个人走上工作岗位后，他（她）的“态度”便暴露在领导和同事们的面前。这个“态度”的含义有以下几条：
       一是言行举止所表现出的情感神态；二是对人对事的基本看法和表现；三是对人生对事业的认知和信念；四是行为倾向的反应和准备状态。
$ f- n- w6 `  M' m3 W% k2 Y. L    这“四种情况”，领导和同事们是看在眼里，“记”在心里的。这里的“记”，只是一种“推断”——透过“蛛丝马迹”得出的看法，并不十分科学。然而实际情况却是，这种对人的“初始印象”，往往会延续很长时间甚至终生。
    知道了社会学、心理学中存在着这种“印象现象”，初进办公厅的秘书工作者就要时刻提醒自己，在以上“四种情况”中注意传达出正面的信息，使领导和同事得出较高的“印象分”，这样一来，自己以后的路就可能走得比较顺利了。
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% K9 n9 e0 @4 b, N* d: K5 Q                                                             眼里有活

    刚走上岗位的秘书工作者，要取得老同志的支持和认可，很重要的一点就是“眼里有活”。
    要从拿拖把、打开水、擦桌子等日常看得见、摸得着的具体事做起，不要当等待别人尤其是老同志伺候的“甩手掌柜”。举个最简单的例子，时下，许多单位的办公条件都有改善，喝上了纯净水。不过即使是这样，水桶里没有水了，也得有人换。即使不是自己换，也得打个电话吧。类似这些事谁来干？总不能次次都是老同志干吧。
    这里再说个例子：一年，某单位新进了一名后来被称作“混混”的年轻人，这位年轻人上岗后的表现，简要说就是：老同志打扫卫生他办公；老同志打水他泡茶；电话铃响等着老同志接；晚上瞎侃胡玩不睡觉，上班几乎天天迟到；工作时有打不完的私人电话；大事做不来，小事又不做……
    两年后，这位“混混”便混不下去了——被单位给“下课”了。
    像这种“混混”当然是个别的。但在实际工作中，类似这样的行为和现象还是经常可以看到的。“混混”混不下去的事实告诉我们，新进办公厅的秘书工作者，不要好高骛远，觉得自己年轻、有文凭、有能力、有水平，把什么事都不放在心上。要甘当小学生，脚踏实地、埋头苦干。
    古人讲：“一屋不扫，何以扫天下。”“欲治国者，先齐其家，欲齐其家者，先修其身。”因此，刚刚走上岗位的新同志，不要想着自己是治天下、治国家的料，别人都是扫屋子的料。即使你是未来的国家栋梁之材，也得从头做起。许多政治领袖、军事将领、亿万富翁都是从基层干起，一步一步走向成功的。这方面的例子很多，就不一一列举了。
    笔者年轻时认识一位秘书工作者，到机关工作后非常勤快，上班每天都早到，抹桌子扫地打开水，经常加班加点毫无怨言，公差勤务争着去。办公室的老同志都很喜欢他，愿意教他帮他，很快，他就在单位“立”住了。
    一个人到一个新单位，就好比一棵树挪了个地方，只有如饥似渴地接受阳光、雨露和大地的滋养，才能生根、发芽、开花、结果。否则，就是参天之材，也会枯死。而要想得到阳光、雨露和大地滋养，关键在于自己要有主动接近、接受的实际行动。

                                                     进门拜师
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    刚进机关的秘书工作者，要注意“拜师傅”。
    一是拜老同志为师。任何带有技术性的学问，其学习方法基本上是师傅带徒弟，代代相传。办公厅的工作也是一门技术性很强的学问，也是需要师傅带徒弟的。据媒体报道，山东某市政府采取“导师制”培训新入机关的同志。所谓“导师制”，就是师傅带徒弟——指定一名“老机关”带一名新同志。这名“老机关”要经过资格认证并颁发证书。这个做法其实是传统做法，只不过过去没有把它制度化、规范化，没有用“导师制”这个词。在岗培训秘书工作者，作为单位，要注意像该市那样采取“导师制”；作为个人，则要积极主动拜老同志为师，主动、诚恳地接受传、帮、带。谁这么做了，谁就能较快地适应环境。
- c9 ?9 T  ?8 @( l( a7 r; L    二是拜同事为师。要拜和自己工作类似、同期上岗的同事为师，学习别人的优点、长处，总结别人好的工作方法，主动虚心请教。当有人主动帮助时，要诚恳接受。当有人提出批评时，如批评得有理，要立即接受并马上改正；即使批评有误，也不要立即辩解，以别人是在提醒自己的心态处之。
    三是拜文字资料为师。要尽量争取把本单位留存的材料看上一遍，重点材料多看几遍，能摘记的摘记一些，全面了解本单位的历史沿革、工作性质、工作任务、工作特点、职责范围、上下关系、重大事项、行业语言等。
    四是拜工具书为师。目前，市场上有关秘书工作入门的书籍很多，这些书都是前人的经验总结，对于较快地进入“状态”具有参考作用，可以有选择地看。
    我们经常说，新同志进入办公厅工作，首先要“熟悉环境”。所谓“环境”，指的是保障机构正常运转的人事关系、规章制度、办事程序、作风习惯等“东西”。这些“东西”，有的是见诸于文字可以看到的；有的是无形的需要言传；有的则存在于人们心里，只能意会。这些“东西”，大多是书本上学不到的，需要在实践中慢慢体会——看了参考书，就知道秘书工作是怎么回事；看了文字资料，就知道了本单位各方面的工作情况；跟着老同志见习、向同事学习，不仅可以学习以上两点，也了解了现实情况，这样还愁不熟悉环境吗？

                                                                 小事做起
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6 u# J8 O8 y- a1 I' e/ k. Y    “办公厅工作无小事”是我们经常说的，新进办公厅的秘书工作者千万不要忽视所谓的“小事情”。
+ S5 i& u. F; Y, P7 r6 q* r    办公厅工作有以下几个特点：
    一是政策性，违背原则不行。
    二是连续性，前后不一致不行。
* j% N! E3 ]1 c- w    三是时效性，慢了耽误事不行。
/ E+ E" A$ F8 |5 {; v. \    四是群众性，事关广大群众的利益，出了事影响大。
    因此，秘书工作者不要小看自己的工作，不要轻视、忽视日常工作中的小事。新秘书工作者首先要锻炼自己，做到“三会”：
    会说话——开会发言；汇报情况；提出建议；传达指示。
/ J  \% ^  }$ j) T$ G    会撰文——各类常用公文，包括通知、计划、信函、决定、请示、报告、简报、总结（月、季、半年、一年）、经验总结、调查报告、典型材料、领导讲话、党委报告、研究材料等。
1 @) M5 m9 Z7 w    会办事——接待、协调、组织会议、检查工作、陪同领导下基层等。
; n$ Q  y# O! w& d% |    上述事情，大多比较繁杂琐碎，特别需要耐心、细心、精心。为了说明这一点，举一个例子：
' k0 I1 Q" X- j' k+ y" V, t. x    某单位在大礼堂隆重召开会议，主持人宣布起立奏国歌，结果音响不响，大家干等着，这时的一分钟比平常的一个小时都长。负责会议的同志赶快查原因，原来是忘了通知管音响设备的同志。主持会议的领导很不高兴，大家坐下后，整整批了职能部门十分钟，指示这个部门会后要搞整顿。你看，就是忘了打一个电话，就捅出了这么个大娄子。
    办公厅的工作既具体又繁杂，而且是周而复始天天如此，年轻人容易觉得厌倦。而这些具体的事情恰恰是磨炼基本功的项目，就像要实现老百姓到军人的转变必须进行单兵训练一样，“一二一”地走步，既单调又枯燥，但必须这么做。
2 @7 q7 u0 ^+ {    “天下大事，必做于细。”不要觉着自己是干大事的，就对身边的小事不屑一顾。要遵守上下班、会议、商谈、访问等规定和约定的时间，养成在任何场合下提前到场的习惯；自觉按照单位规定和要求着装；礼貌地使用“您好”、“欢迎”、“稍候”、“谢谢”、“再见”等文明用语；高效快速地接打电话、撰文、收文、发文、办事，等等。
$ R, X# X. v* r" T2 P6 j* @8 p    从小事做起，并不是否定设定努力的大目标，恰恰是为了有效地实现大目标。“千里之行，始于足下”、“万丈高楼平地起”，讲的就是这个道理。（作者系海军装备部原某局政委，长期研究秘书学）