九段秘书区别

一段：发通知
" w9 ], m. K3 B# `% @1 m% H用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议

二段：抓落实
. v0 q4 D# _! a5 ]. @" f发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
6 @. N$ t: j' X, g7 w
' S5 X, ~' k9 X. i+ H三段：重检查
8 i! q, g5 J: x* y发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间

四段：勤准备
0 Y1 a# U: l& f* y% Z, X发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
7 u4 C2 J, I3 ]5 h- n; z
五段：细准备
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
- e. v: ?! K. e) k
8 b4 j/ W1 F, n* X5 c( i6 I六段：做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）

0 q0 `/ A8 p# P' u7 D七段：发记录
5 Q$ L: c: Z( M; |会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
  F3 X2 y! y7 }
八段：定责任
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

4 z7 X0 }: h6 u5 Q: e) X九段：做流程
4 O# J9 x5 z/ Z1 p7 o& f% o把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系