一、 优秀秘书的素质要求
1 ]3 S3 z+ ]' ~$ J# @1. 个人素质要求: ! n: U, B3 Z) {' |* S4 D
1) 品德——正直善良、诚实忠心 2) 修养——良好的家教,端庄的仪表,有礼貌,懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到 & ~* C p0 D+ [$ Z' W: j
4) 耐心——做事持之以恒,并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事
' o9 c; z1 I( C( x- Z7 _5 T6) 爱心——热爱生活,热爱工作,团结同事,乐于助人
+ S% W/ S0 I' r2. 技能素质要求:
4 v5 k# A' I' e* X+ `9 t& W% a1) 教育背景:文秘与中文等文科类相关专业,大专以上学历. 2) 写作能力:具有较高的写作水平及文字表述能力,能起草报告、总结、
5 l' A1 m$ e7 C讲话稿等文书 8 V/ O' g* w6 _7 b2 a
3) 打字速度:达到60字/分钟或以上,越快越好 4) 办公设备:能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相
. s# X6 u! z% S. @关保养知识
/ E7 a. U& x$ O/ q: F5) 软件操作: & r+ o) ]3 F4 O+ C7 s. z
 office软件——熟练掌握,尤其是excel表格与数据处理  CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸  ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档 C0 |2 A j6 ^
 Project软件——会使用,了解软件结构及日期时间之相互关连,以及甘特图、打印等 8 z, D3 {2 u5 E, S x+ ^2 V, p
二、 秘书的岗位职责 " P+ q4 ?3 U4 Y9 t4 T a
1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员,建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管,负责办理合同 借阅登记手续。 + G k. j1 _1 r! Y3 f/ A9 A' N' S
3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。
5 P1 x9 K& v; a- @ ?+ ^2 a, N4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。
2 V% c+ [5 T' ~8 e2 m$ s- B) Z2 |5) 负责档案室文件管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。
0 U" j( o4 l- f* }6) 电子文档管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。
- P R4 S- l5 B1 {7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作,安排商务旅行。 % l) ]& z9 f6 X: M# T
9) 与各部门工作密切联系,保持融洽相处,准确高效地完成上传下达的工作。
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+ T7 A- u2 K p& P' y三、 秘书工作内容及要求 1. 日常秘书工作: 2 q: P: E% n0 i% U$ L% ?
1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料,分类归档,保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。 ; F' Y8 t2 E6 r! B" G9 _9 Z7 o
4) 接待来访、来电,须有礼有节、大方得体,电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误,及时转达。 5) 上班时提前到位,事先整理好上司办公环境,桌面文件归类,分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟,收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司,须继续留在位置上等候。
/ z( A; z# }1 \: G6 f9 q6) 如有个人私务需要处理,提前向上司请示并说明情况,获同意后请同事暂代职务。 ) Q) s5 ]+ l- A
3. 机要工作: ' x+ f q, M) f: B
1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求,清晰授权范围。
% ?4 o, B( r' |' ?2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。
( b- Y% ]4 i+ _" l9 K2 p6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律,掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。 9 ^: V: H; @4 k/ P5 I4 u. C
4. 公共关系工作 4 Y8 W0 b# ^, _8 Q# B* B
1) 名片的整理及录入,形成电子号码簿,定期更新,记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息,供上司随时查询。
) k9 N- h6 m6 T; d% T2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程,接机送机及时到位,提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。
8 c* \5 }9 ~/ V3 Q" M3) 参与上司安排的公共关系应酬活动,应注意保持公司形象,大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请,均须向上司报告。 9 e9 D! Z- b* D& n6 Y% y; y, t
5. 私人事务助理 # C9 ^( e9 O b
1) 尊重上司隐私,保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。
7 E5 ?( j6 Z2 g4 ?6 _3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。
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