为了保证会议顺利进行、圆满成功,一般都安排专人主持,主持人大多都是领导干部。有效的主持能使会议前后连贯,层次分明,重点突出,提升会议的效果。那么,领导干部主持会议要注意些什么呢?4 c* r( a0 \; O2 O$ S5 d
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' w5 o' O# P0 ~+ q9 S4 r一、要简明扼要,不要重复啰嗦
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会议主持词一般由导语、过渡语和结束语三部分组成。导语要直奔会议主题,简介会议程序、与会对象和与会要求;过渡语要简洁自然,衔接巧妙;结束语要晓畅明快,收缩有力。
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大多数会议上,主持人的导语和过度语处理得都较好,而结束语就显得冗长拖沓了。主要有两种不良倾向:一是小结部分喜欢将几个人讲话中的大小标题简单地罗列起来再重复一遍。二是提要求部分喜欢发表长篇大论,对如何贯彻是左一个明确意义,右一个落实措施,以此显示自己的水平和对工作的重视。殊不知,这些做法不仅浪费了与会者的大好时光,还是对讲话者和与会者的不尊重、不信任。 # L9 n# M/ O9 M9 W2 u7 V: s0 a
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( f3 b5 \7 r" R+ H4 f! b在小结部分,主持人应该将几个讲话人的主要观点、典型经验进行概括提升,而不应该简单重复;在提要求部分,只要将关键环节、重点要求等讲解清楚、强调到位就可以了。
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二、要突出重点,不要轻描淡写
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主持会议时,与重复啰嗦相反的另一种倾向就是轻描淡写。主持人往往只有“下面开始开会了”、“下面请×××讲话(发言)”、“今天的会议就到此结束”等几句简单的话,其它内容则一概不提。主持人还自认为这是办事爽快、雷厉风行的体现。其实,这样做并没有尽到主持人的职责,是工作不负责任的表现。
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' O% g. Q8 e) ]3 k# M" v& f. @# \要知道,会议主持人除了发挥穿针引线、承上启下的作用外,在不同类型的会上还有着不同的作用:在学术研讨会上,要起到提出观点、引导讨论的作用;在经验交流会上,要起到肯定做法、总结推广的作用;在工作布置会上,要起到落实措施、提出要求的作用;在庆功表彰会上,要起到激励先进、号召学习的作用。主持人只有将主持内容与召开会议的目的有机结合起来,才能达到预期的效果,才是成功的主持。 8 t( ~% i9 I2 u
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三、要恰如其分,不要夸大其词
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! d8 V) Q# f4 D0 H. ^抑或是为了表达对讲话者的尊重,抑或是为了引起与会者的重视,抑或是为了表达要求与会者贯彻执行的态度,在会议主持中我们会经常听到一些溢美之辞。普通干部在小型会议上的讲话却被主持人冠之以“重要讲话”、“重要指示”等美名,要求与会者“坚决贯彻执行”,一般性发言也被定性为“有着十分重要的指导意义”、“必将产生深远的影响”。这样表达言过其实,不仅会使与会者觉得肉麻、当事人觉得不自在,还有阿谀奉承之嫌。因此,在会议主持中,用词要恰如其分。
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h4 n R. i" U要根据会议的级别、会议的类别、会议的规模、讲话者的身份以及讲话的内容作出恰当的评价,不得夸大其词、任意拔高。可这样表述:“讲话很重要”、“有一定的指导作用”、“是今后一段时期的工作指南”、“请认真贯彻执行”,等等。否则,将会适得其反。
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; Q% c l& _2 {, Q/ I. D% Y四、要摆正位置,不要错位越位
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3 w8 R- i& _# C* r" `! D会议主持的主要作用就是承上启下、穿针引线,使会议成为一个有机的整体。一般来讲,担任会议主持人员的职位,既低于参加会议的最高领导,又高于与会对象(与主席台就坐的其他人员基本平级)。这样一个特殊的角色,要求主持人的讲话既要符合本次会议的身份,又要符合平时的身份。 4 A" |8 M( j; E7 P8 I+ b. L- t
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一是作总结时要符合身份。在总结阶段,要对下属的讲话、发言进行适度提升,表明自己处于上级的地位,有对基层指导工作的义务和权利;而对上级领导的讲话则要尽量引用原话,重点强调,表明贯彻领导讲话精神的态度。9 J h7 r8 A2 l3 ? S* T
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2 ]) ]8 N& ~& Q- n: g* I二是提要求时要符合身份。提要求时一般要采用命令式而不是商量式的语气,这样才有利于把工作落实到位。同时,要注意所提要求既不能与领导的讲话精神相违背,又不能凌驾于领导之上。否则,就有错位越位之嫌了。
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五、要有效控制,不要听之任之 ' S0 d" e2 c: J: p4 l$ q7 z
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为了保证会议的正常进行,一般的会议都要由文秘人员事先写好主持词。但是会议是现场进行的,文秘人员不可能预料到会议现场会发生什么样的特殊情况,而把所有内容都写进主持词。这就要求主持人不当“传声筒”而当“调控器”,要根据会议的类型和现场发生的情况,作出有效的控制,而不能照本宣科、听之任之。: C, t5 m0 l0 `- D/ ^5 y
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5 S0 Q% L$ q/ C) w4 D一要控制时间。我们经常会遇到“拖会”的现象,这固然与事先安排不周、每个发言人没有控制好时间有关,但主要责任在主持人。与“拖会”相反,还有一种情况就是会议结束时间未到,而内容已全部结束。遇到这两种情况,主持人要随机应变,根据现场情况作出相应的调整。如果时间不够,或要求讲话者压缩讲话内容,或把大会发言改为书面交流,或精简自己的主持内容,以保证会议按时结束。如果时间多余,主持人可安排小组讨论,消化讲话内容;可安排现场咨询,解决疑难问题;可安排代表发言,谈谈如何贯彻。
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; E$ [1 ^9 Q c z二要控制气氛。由于会议的类别不同,会议的气氛也应该是不一样的。因此,主持人不能用一个腔调主持会议,而应根据会议的类型变换语言和语气。如主持小型座谈会时要力求语言活泼、语气轻松,努力为与会者畅所欲言营造宽松的氛围;主持大型会议时则要力求语言朴实、语气平缓,努力为大会营造庄重严肃的气氛。
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# a0 q: J2 k p8 c6 A. j8 C/ [三要控制局面。在一些会议上,我们也会遇到这些情况,一些与会人员要么迟到早退,要么交头接耳,要么接打手机,要么随便走动,严重影响了会议的效果。对此,会议主持人员不能视而不见、置之不理,而应认真应对、及时处理,以保持会场的良好秩序。否则,就是失职。
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会议主持看似无足轻重,实际上它关乎着会议能否顺利进行,影响着会议的整体效果,同时也考量着主持人的语言表达能力和驾驭局面的能力。因此,学会主持会议是每个领导干部必须修炼的一项重要基本功。
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- E: k' C- } a2 J9 L一、关于会议总结发言
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在会议即将结束时,主持者往往要总结会议召开的有关情况、取得成绩,对未解决(或不确定)的问题作出解释说明。对会议总结得如何,是对主持人水平的考验,有些厉害的主持人,能把会议总结得很精炼、很概括、很有高度,让人听着就全明白了。但碰上不懂套路的主持人,主题把不准、总结不到位、讲话不着边际,讲话做着复读机的功能,无深度、没高度,那反而会让与会者云里雾里,不明所以,精神执行也势必大打折扣。
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$ z( k+ e6 z: Q4 o, V* i 二、会议总结的固定套路
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严格来讲,会议总结没套路,但我们还是要讲点写作的条条框框与模式套路(便于初学者上手),会议总结大体应该包含三部分:
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第一部分,会议基本情况。第一部分主要是讲会议进程和会议表现。讲会议的进程的时候,对会议进行的几个重要环节综述和分析,对每个环节实施情况作出评估;讲会议表现的时候,对与会者表现进行肯定,以及对会议举行了多长时间,进行了哪些议程,办了哪些事情,办得怎么样,与会者的参与程度等情况向与会者作出说明。 * f0 r+ y) u. |0 @6 w( H" k5 a& S
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' j, }5 `7 ]+ v/ }第二部分,会议的主要收获。这一部分是会议总结的重点。主要讲通过大家的共同努力,会议统一了哪些思想,提高了哪些认识,研究解决了哪些问题。要认真地归纳几条,如果能用排比句的形式表现出来就更有力度和气势。谈收获要紧扣和突出会议主题,紧扣符合会议的实际情况。每条收获都应有具体的事例加以说明,要注意引用与会者的发言,好的意见、建议及具体的措施和打算,给人以具体生动的感觉。 - t( {& e, f* C
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0 K# @0 z1 j3 A2 ~. Z* P7 @5 ?第三部分,今后工作意见。这一部分主要是根据会议总的精神,结合工作实际,提出实施会议主题的意见。就是对会议的传达学习、贯彻落实提出具体要求,对会议确定的目标、任务、政策措施进行分解,落实到有关责任单位和责任人。在今后意见表达的时候,条理一定要清晰,要有一二三四五等清晰的逻辑顺序等,便于与会者抓落实。
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三、做好会议总结可采用的方法
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1.直叙法。简要概括地回顾叙述会议办了哪些事,达成了哪些共识,解决了什么问题,加深与会者的印象。比如:“这次会议我们传达学习了某某文件,研究讨论了某某决定,某某领导作了重要讲话,对下一步的工作作出了具体安排和部署:一是、二是、三是、……。这些意见完全符合我们的实际,对于促进工作具有重要意义,希望大家认真抓好落实,切实抓出成效。对贯彻好这次会议精神,我再提几点意见:一、二、三、……” ( K, C+ }! E9 y! y {, e" G% h$ M
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2.归纳法。就是在简要回顾会议的基础上,对整个会议进行高度归纳、概括。比如:“我们这次会议开得很成功,概括起来有几个特点:一、二、三、……或者我们这次会议形成了几个方面的共识:一、二、三、……初步解决了几个方面的问题:一、二、三、……现在,对解决这几个方面的问题,大家都形成了共识,拿出了具体的对策措施,下一步关键是抓好落实。” * q8 V0 T. i+ e: l# r# @
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# D- ^5 R: D. v6 M3.鼓动法。对会议不作全面总结的情况下,用鼓舞人心的话作总结,对人家提出希望和要求,号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。 * V, Q4 b* z# L0 y
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会议总结具体如何做,大家要根据现实情况来,如果工作量大,就要安排细致。如果只是一些例行性的会议,工作安排部署少,就可以采取号召、鼓励的方法来总结。总之,会议总结发言就是要为与会者指明方向、对会议具体工作进行强调、对工作部署进行梳理以及对与会者进行提醒。好的总结发言,就能收得好的效果,请大家要重视总结发文的写作。 7 a- k" X: f8 N, Z* U" e/ O7 n
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